۱) لازم است متقاضیان محترم چند روز قبل از مسافرت، از طریق سایت کانون استان آذربایجان‌شرقی به نشانی http://eaz-notary.ir و یا http://eaz-notary.com (از منوی سمت راست، گزینه رزرواسیون مهمانسرا) نسبت به بررسی وجود اتاق خالی و سپس ثبت نام و واریز هزینه و رزرو اتاق اقدام نمایند.

۲) کلیه عملیات رزرو بصورت آنلاین صورت خواهد گرفت و از همکاران محترم متقاضی اکیدا استدعاء میشود از تماس تلفنی با مسئولین و اعضای هیئت مدیره کانون استان اکیدا خودداری فرمایند.

۳) متقاضیان می‌توانند حداکثر ده روز قبل از تاریخ مورد نظر خود، نسبت به ثبت نام اقدام نموده و در صورت بودن اتاق خالی، نسبت به رزرو اتاق حداکثر به مدت سه روز اقدام کنند.

۴) قبول میهمان با رعایت ضوابط عمومی هتل‌ها مانند ارائه اصل شناسنامه و کارت ملی به اضافه ارائه اصل معرفینامه کانون یا جامعه سردفتران و دفتریاران استان مربوطه میسر خواهد بود. در صورت به همراه نداشتن اصل شناسنامه‌ها ارائه معرفی از اداره اماکن ضروری خواهد بود.

۵) قطعی شدن رزرو اتاق پس از واریز آنلاین هزینه، بصورت سیستمی با صدور برگ واچر (رسید ثبت نام و تایید رزرو اتاق) اعلام خواهد شد. لازم است در این مورد دقت لازم مبذول شود تا رزرو اتاق قطعی شده باشد طی مراحل ثبت نام بدون دریافت برگ واچر قطعی، رزرو اتاق تلقی نخواهد شد و از این بابت مسئولیتی متوجه مهمانسرا نمی‌باشد.

۶) هنگام ارائه درخواست لغو رزرو (کنسلی)، در صورتیکه ۲۴ ساعت قبل اعلام شود، ۵۰ درصد مبلغ پرداختی عودت داده خواهد شد.

۷) بدلیل آماده نبودن درگاه پرداخت در حال حاضر موقتا هزینه‌ی اقامت به شماره کارت ۵۰۴۱۷۲۷۰۱۰۵۰۰۹۱۴ بنام کانون سردفتران و دفتریاران استان، واریز خواهد شد. همچنین در این مدت برای اطمینان از قطعیت ثبت نام ، لازم است متقاضی با شماره تلفن ۳۳۳۱۳۱۰۰ – ۰۴۱ تماس حاصل نماید.

۷) مهمانسرا در طبقه سوم ساختمان اداری کانون سردفتران و دفتریاران استان واقع است، طبقات دیگر اداری هستند و ساختمان دارای آسانسور بوده و مهمانسرا دارای محل پارک برای خودرو نیز می‌باشد.

۹) لازم است مراجعین محترم حوله شخصی همراه خود داشته باشند.

۱۰) امکانات پخت و پز در اتاقها فراهم نیست و ممنوع می‌باشد.

۱۱) مقتضی است از پرداخت هزینه اقامت بصورت نقد، همچنین پرداخت هرگونه وجوهی تحت عناوین دیگر به کارکنان خودداری شود.

۱۲) ارائه اصل شناسنامه برای متقاضیان اقامت بصورت خانوادگی الزامی است.