برگزاری نخستین گردهمایی روابط عمومی های کانون های سردفتری | 3 ساعت بحث و گفتگو در کمیسیون ویژه
جلسه کمیسیون روابط عمومی کانون سردفتران و دفتریاران با حضور سه عضو هیات مدیره و اعضای کمیسیون روز دوشنبه 29 اردیبهشت ماه برگزار شد.
به گزارش پایگاه اطلاع رسانی کانون سردفتران و دفتریاران، جلسه کمیسیون روابط عمومی کانون سردفتران و دفتریاران با حضور سعید کرمی زاده، علیرضا تیمورپناه و سمیرا رفیعی نژاد اعضای هیات مدیره و جمعی از اعضای این کمیسیون روز دوشنبه 29 اردیبهشت ماه در محل کانون برگزار شد.
در ابتدای جلسه علیرضا تیمورپناه، عضو هیأت‌مدیره کانون سردفتران و دفتریاران و مدیر واحد روابط عمومی با تبریک روز روابط عمومی به اعضای کمیسیون و همکاران فعال در این واحد، بر نقش کلیدی و مؤثر روابط عمومی در انعکاس فعالیت‌های کانون تأکید کرد.
وی با اشاره به تهیه و طراحی تقویم اختصاصی کانون سردفتران و دفتریاران، این اقدام را حرکتی ارزشمند توصیف کرد و گفت: از آنجایی که به‌صورت حرفه‌ای و مطلوب اجرا شده است امیدواریم سال آینده در تیراژ بالا به چاپ برسانیم تا همکاران بیشتری از آن بهره‌مند شوند. این تقویم در غرفه فروش محصولات کانون که در آینده ایجاد می‌شود، عرضه خواهد شد.
مدیر روابط عمومی کانون سردفتران و دفتریاران در ادامه با اشاره به پوشش رسانه‌ای نخستین همایش ملی “قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول” اظهار کرد: روابط عمومی کانون با انتشار ۲۳ خبر، پنج گزارش تصویری، یک گزارش کامل و سه تیزر از همایش، در مجموع 32 محتوای خبری و تصویری تهیه و منتشر کرد که کامل‌ترین مجموعه محتوای رسانه‌ای این همایش در سایت رسمی کانون در دسترس قرار دارد. از زحمات همکاران روابط عمومی در این زمینه قدردانی می‌کنم.
وی همچنین از چاپ روزنامه دیواری جدید با محتوای آموزشی و حقوقی خبر داد و خواستار مشارکت اعضای کمیسیون روابط عمومی در طراحی و غنی‌سازی محتوای آن شد. به گفته وی، این روزنامه دیواری با هدف ارتقاء دانش حقوقی مردم و مراجعین به دفاتر اسناد رسمی طراحی و منتشر خواهد شد.
تیمورپناه با اشاره به برگزاری نمایشگاه صدرا در روزهای ۵ و ۶ خرداد در دانشگاه آزاد اسلامی، اعلام کرد: روابط عمومی کانون در این نمایشگاه غرفه خواهد داشت تا تعامل مؤثرتری با جامعه دانشگاهی برقرار کند. از اعضای کمیسیون دعوت می‌کنم با حضور در غرفه کانون، پاسخگوی مراجعان، به‌ویژه دانشجویان باشند.
مدیر روابط عمومی کانون همچنین از برگزاری همایش سراسری روابط عمومی‌ها در روزهای ۷ و ۸ خرداد در محل کانون خبر داد و گفت: در این همایش، که با شعار هر دفترخانه یک رسانه برگزار می‌شود، از مدیران یا نمایندگان روابط عمومی کانون‌های استانی دعوت خواهد شد. آموزش‌هایی در حوزه خبرنگاری، عکاسی و فعالیت در فضای مجازی ارائه می‌شود تا استان‌ها بتوانند ارتباط مؤثرتری با رسانه‌ها برقرار کرده و اخبار مهم مرتبط با حوزه سردفتری استان خود را براساس استانداردهای خبری برای انتشار در اختیار ما قرار دهند.
سید هادی کسایی زاده مشاور رسانه ای کانون سردفتران و دفتریاران در ادامه جلسه به اهمیت و اهداف برگزاری نخستین گردهمایی مدیران روابط عمومی کانون های سردفتران و دفتریاران کشور اشاره کرد و گفت: ما 4 هدف اصلی را دنبال می کنیم. اول) آغاز و پایه گذاری بسترگردهمایی روابط عمومی ها، دوم) تقویت روابط فی ما بین روابط عمومی کانون ها با کانون مرکز ، سوم) اشتراک گذاری ظرفیت ها و چهارم) به روزرسانی اطلاعات و آموزش های مرتبط با روابط عمومی.
وی افزود: همانطور که کانون سردفتران و دفتریاران مرکز در سالهای اخیر با سیرتحول در نیروی متخصص، تجهیزات، زیرساخت ها و عملکرد همراه بوده است باید این فضا به روابط عمومی های کانون های استانی هم منتقل شود. این اتحاد و ظرفیت می تواند قدرت و مانور رسانه ای و ارتباطات کانون ها را تقویت کند.
کسایی زاده اظهار کرد: شعار نخستین گردهمایی هر دفترخانه یک رسانه است. ما می خواهیم از ظرفیت گسترده سردفتران و دفتریاران اینفلوئنسر بهره ببریم تا انشاالله با جامعه بزرگ فعالان رسانه ای و فضای مجازی در جامعه دفاتراسناد رسمی به سمت تولید محتوای آموزشی و حقوقی و آگاه سازی شهروندان حرکت کنیم. که در این مسیر بازهم مثل همیشه نیازمند حمایت هیات مدیره هستیم.
سعید کرمی‌زاده، عضو هیأت‌مدیره و خزانه‌دار کانون سردفتران و دفتریاران، با تبریک روز روابط عمومی، از فعالیت‌های این واحد قدردانی کرد و اظهار داشت: یکی از دلایل پویایی و موفقیت روابط عمومی کانون، مدیریت آقای تیمورپناه است که با علاقه، پیگیری و دغدغه‌مندی این واحد را هدایت می‌کند.
وی با اشاره به چالش‌های پیش‌روی دفاتر اسناد رسمی در پی اجرای برخی مواد قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول، افزود: این قانون در برخی مواد، از جمله تبصره ۲ ماده ۳، به‌طور مستقیم دفاتر اسناد رسمی را مورد هدف قرار داده است؛ موضوعی که در روزهای اخیر نیز مورد بحث و بررسی قرار گرفته است. روابط عمومی باید در زمینه تبیین صحیح ابعاد و آثار این قانون، به‌ویژه برای افکار عمومی و نهادهای مرتبط، تحلیل‌های کارشناسی و محتوای شفاف ارائه دهد.
کرمی‌زاده همچنین خواستار استفاده هرچه بیشتر از ظرفیت‌های تخصصی روابط عمومی شد و گفت: انتظار دارم روابط عمومی با بهره‌گیری از مهارت‌های حرفه‌ای خود، ذهنیت سرمایه‌گذاری و نگاه راهبردی را در اعضای هیأت‌مدیره تقویت کند تا تصمیم‌گیری‌ها در مسیر توسعه‌محور و آینده‌نگرانه قرار گیرد.
در ادامه سمیرا رفیعی‌نژاد، عضو هیأت‌مدیره کانون سردفتران و دفتریاران ضمن تبریک روز روابط عمومی به فعالان این حوزه، نقش روابط عمومی در پیشبرد اهداف سازمانی را کلیدی و اثرگذار توصیف کرد و با بیان اینکه «روابط عمومی چشم بینا و زبان گویای هر سازمان است»، افزود: روابط عمومی کانون خوشبختانه فعال، پویا و پرتلاش است و عملکرد آن شایسته قدردانی است.
رفیعی‌نژاد با اشاره به ضرورت ارتقاء عملکرد روابط عمومی‌های کانون های استانی، پیشنهاد داد: ضروری است شرح وظایف، اقدامات و مسئولیت‌های روابط عمومی در قالب‌هایی چون فیلم آموزشی، فایل صوتی، ویژه‌نامه مکتوب یا سایر ابزارهای ارتباطی گردآوری و مستندسازی شود تا در اختیار روابط عمومی‌های استانی قرار گیرد. این کار به آشنایی و توانمندسازی آن‌ها کمک خواهد کرد؛ چراکه ممکن است بسیاری از استان‌ها به‌طور دقیق از وظایف و مسیر فعالیت‌های روابط عمومی آگاه نباشند.
وی ادامه داد: همایش دو روزه روابط عمومی‌ها که به‌زودی برگزار خواهد شد، فرصت مناسبی است تا تمامی آموزش‌های لازم به شرکت‌کنندگان ارائه شود. پیشنهاد می‌کنم چکیده‌ای جامع از مباحث و آموزش‌های این دو روز تهیه و برای بهره‌برداری در اختیار تمامی روابط عمومی‌های استانی قرار گیرد.
عضو هیأت‌مدیره کانون با تأکید بر لزوم ایجاد انگیزه و پویایی بیشتر در روابط عمومی‌های استان‌ها، خواستار درنظر گرفتن تدابیر تشویقی برای فعالان این حوزه شد و اظهار داشت: در نظر گرفتن مشوق‌هایی می‌تواند به ترغیب و مشارکت هرچه بیشتر آنان در فعالیت‌های رسانه‌ای و ارتباطی کانون کمک کند.
محمود صفری، سردفتر اسناد رسمی ۹۱۶ تهران بر اهمیت گسترش فعالیت‌های رسانه‌ای در فضای مجازی تأکید کرد و گفت: ضروری است روابط عمومی کانون با تمرکز و سرمایه‌گذاری جدی‌تر بر بسترهایی نظیر اینستاگرام که مخاطبان گسترده‌تری دارد، به ارتقای آگاهی عمومی نسبت به جایگاه و خدمات دفاتر اسناد رسمی کمک کند. روابط عمومی می‌تواند با بهره‌گیری از ظرفیت شبکه‌های اجتماعی، نقش مهمی در معرفی بهتر عملکرد و خدمات سردفتران ایفا کند تا مردم بیشتر با ما و فعالیت‌هایمان آشنا شوند.
صفری اظهار داشت: بسیاری از مردم و حتی مسئولان، اطلاع دقیقی از میزان وصولی مالیاتی، حق‌الثبت و خدمات گسترده‌ای که دفاتر ارائه می‌دهند، ندارند. روابط عمومی می‌تواند در این زمینه نقش مؤثری ایفا کند و با تبیین این موارد، زمینه شناخت بهتر جامعه نسبت به جایگاه دفاتر اسناد رسمی را فراهم آورد. شناساندن خدمات دفاتر اسناد رسمی به مردم، یکی از مهم‌ترین وظایف روابط عمومی است و باید به‌صورت برنامه‌ریزی‌شده دنبال شود.
فرزان اشافی، سردفتر اسناد رسمی ۱۵۲ تهران، بر ضرورت ارتقای محتوای حقوقی ویژه‌نامه کانون تأکید کرد و گفت: ویژه‌نامه روابط عمومی باید با محتوای غنی‌تر و تخصصی‌تر در حوزه حقوقی منتشر شود تا اثربخشی بیشتری در میان مخاطبان تخصصی و عمومی داشته باشد.
وی در ادامه با اشاره به اهمیت طراحی و گرافیک در جذب مخاطب افزود: لازم است کانون سردفتران و دفتریاران در زمینه طراحی‌های بصری، گرافیک و تولید محتوای تصویری سرمایه‌گذاری بیشتری انجام دهد، چراکه مخاطبان امروزی نسبت به جلوه‌های بصری توجه ویژه‌ای دارند. در عصر ارتباطات و رسانه‌های اجتماعی، ضروری است کانون حضور پررنگی در شبکه‌هایی نظیر اینستاگرام، توییتر و وب‌سایت رسمی خود داشته باشد. فعالیت مستمر و محتوای جذاب در این بسترها، موجب افزایش شناخت عمومی از جایگاه دفاتر اسناد رسمی خواهد شد.
کاظم بابایی، سردفتر اسناد رسمی 915 تهران هم با اشاره به تنوع خبری موجود در کانال تلگرام و سایت رسمی کانون، اظهار داشت: انعکاس فعالیت‌های واحدهای مختلف کانون در این رسانه‌ها نشان‌دهنده عملکرد جامع و متوازن روابط عمومی است و این موضوع بسیار ارزشمند و قابل تقدیر است. همچنین طراحی حرفه‌ای و دقیق اتاق خبر قابل ستایش است. قطعا این بخش به‌صورت تخصصی در مسیر تقویت اطلاع‌رسانی و رسانه‌ای کانون نقش مهمی ایفا می‌کند.
وی ضمن قدردانی از برگزاری مستمر و مفید جلسات کمیسیون روابط عمومی، به همایش سراسری روابط عمومی‌ها اشاره کرد و گفت: برگزاری این همایش اقدامی بسیار مؤثر است، اما پیشنهاد می‌کنم برای ایجاد احساس مسئولیت بیشتر، برای مدیران یا نمایندگان روابط عمومی‌های استانی احکام رسمی صادر شود تا نقش و جایگاه آن‌ها در ساختار استانی کانون رسمیت یابد.
این سردفتر بر ضرورت تقویت تعاملات برون‌سازمانی تأکید کرد و گفت: روابط عمومی باید ارتباط خود را با سایر نهادها و سازمان‌ها توسعه دهد و در حوزه اطلاع‌رسانی و تبیین قانون الزام نیز نقش مؤثرتری ایفا کند تا روند اطلاع‌رسانی و تحلیل‌ها در مسیر صحیح و کارشناسی هدایت شود.
شاهرخ صالحی کرهرودی، سردفتر اسناد رسمی شماره ۱۹ ملارد، بر اهمیت بهره‌گیری هدفمند از ظرفیت رسانه‌ای فعالان فضای مجازی تأکید کرد و گفت: ضروری است روابط عمومی کانون با شناسایی فعالان تأثیرگذار در حوزه رسانه و فضای مجازی، زمینه همگرایی و همکاری مؤثر آنان با اهداف و برنامه‌های کانون را فراهم کند. بسیاری از خدمات دفاتر برای عموم مردم ناشناخته باقی مانده است و این وظیفه روابط عمومی است که با فرهنگ‌سازی و اطلاع‌رسانی دقیق، این ظرفیت‌ها را به‌درستی برای جامعه تبیین کند.
صالحی افزود: حجم بالای امور ثبتی و تنظیم اسناد رسمی در کشور به‌گونه‌ای است که دفاتر اسناد رسمی با کمبود کار مواجه نمی‌شوند؛ آنچه اهمیت دارد، آگاهی‌بخشی صحیح به جامعه درخصوص ماهیت و گستره خدمات دفاتر است که می‌تواند از طریق فعالیت‌های رسانه‌ای هدفمند روابط عمومی محقق شود.
لیلا فرج‌زاده، سردفتر اسناد رسمی 662 تهران با اشاره به فعالیت‌های خود در حوزه تولید محتوا و ترویج فرهنگ سند رسمی، برای شرکت در همایش آتی کانون ویژه روابط عمومی‌های استان‌ها اعلام آمادگی کرد.
وی گفت: مهم‌ترین چالش ما، عدم آگاهی عمومی از خدمات دفاتر اسناد رسمی است. به عنوان نمونه، سند تقسیط مهریه که معاف از حق الثبت بوده و بسیار کاربردی است، هنوز برای بسیاری از مردم ناشناخته مانده است. امیدواریم با حمایت کانون و تلاش واحد روابط عمومی، گامی مؤثر در مسیر فرهنگ‌سازی و اطلاع‌رسانی عمومی برداشته شود؛ چراکه آگاه‌سازی مردم از وظایف اساسی ماست.
مهسا دلفان، سردفتر اسناد رسمی 35 شهر قدس نیز اعلام کرد که آمادگی دارد در حوزه تولید محتوای مرتبط با سند رسمی و ترویج آن در شبکه‌های اجتماعی همکاری کند. وی پلتفرم “ایکس” را بستری علمی و تخصصی برای اطلاع‌رسانی دانست و استفاده از آن را در جهت افزایش آگاهی عمومی مفید ارزیابی کرد.
در ادامه، ایمان حیدری، سردفتر اسناد رسمی 33 اندیشه بر بهره‌گیری از تجربه رسانه‌های فعال در حوزه حقوقی-قضایی تأکید کرد.
وی گفت: برای پوشش دقیق اتفاقات مرتبط با دفاتر اسناد رسمی باید تیمی متشکل از متخصصان حقوقی و رسانه‌ای شکل گیرد تا پاسخ‌گویی سریع و تحلیل‌های تخصصی صورت گیرد. او همچنین بر برنامه‌ریزی برای جذب اسپانسر جهت همایش ۶ دی تأکید و پلتفرم اینستاگرام را موثرترین ابزار برای انتقال جذاب و تخصصی اخبار و رویدادها معرفی کرد.
مهدی رحیمی، سردفتر اسناد رسمی 1032 تهران، ضمن قدردانی از زحمات تیم روابط عمومی، پیشنهاد تشکیل شورای سیاست‌گذاری در این بخش را مطرح کرد. حضور اعضای سایر کمیسیون‌ها همچون کمیسیون‌های آموزشی و حقوقی در ترکیب روابط عمومی می‌تواند این نهاد را پربارتر کند.
رحیمی همچنین خواستار ارسال بنرهای اطلاع‌رسانی و ویژه‌نامه‌ها به دفاتر سراسر کشور و فراهم‌سازی شرایطی برای دیدار نمایندگان جامعه سردفتری با رهبر معظم انقلاب شد.
در پایان، سعید حیدری‌پاک سردفتر اسناد رسمی 1425 تهران، با تأکید بر لزوم سرمایه‌گذاری برای روابط عمومی، خواستار ایجاد جریان‌سازی رسانه‌ای برای اطلاع‌رسانی گسترده به مردم شد.
وی راه‌اندازی کانال آپارات و تلویزیون اینترنتی را از جمله ابزارهای مؤثر در مسیر فرهنگ‌سازی دانست و پیشنهاد داد دفاتر نمایندگی برای توزیع نشریات و ویژه‌نامه‌ها در مناطق مختلف کشور راه‌اندازی شود.
گفتنی است در حاشیه جلسه کمیسیون روابط عمومی کانون سردفتران و دفتریاران، از زحمات و تلاش‌های سرکار خانم فاطمه توکلی، کارشناس سابق و باتجربه واحد روابط عمومی، قدردانی و تجلیل به‌عمل آمد.
