به گزارش پایگاه اطلاع رسانی کانون سردفتران و دفتریاران، نشست «بررسی صلاحیت های دفاتر اسناد رسمی با نگاهی به شیوه نامه خدمات غیرحضوری دفاتر اسناد رسمی» عصر ۱۸ اردیبهشت ماه در سالن صلح دانشکده حقوق و علوم سیاسی دانشگاه علامه طباطبایی به همت انجمن علمی دانشجویی حقوق این دانشگاه برگزار شد.

«محمدرضا اصلانی» در این نشست درباره صلاحیت های دفاتر اسناد رسمی اظهار کرد: دفاتر اسناد رسمی به عنوان واحد وابسته به قوه قضاییه بصورت حرفه ای و تخصصی در زمینه تنظیم سند رسمی فعالیت دارند. صلاحیت دفاتر در تنظیم اسناد رسمی صلاحیت عام و ذاتی است چرا که براساس ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی، سند رسمی در مفهوم عام کلمه اینگونه تعریف شده است: «اسنادی که در ادارات ثبت اسناد و املاک و در دفاتر اسناد رسمی و یا نزد سایر مامورین رسمی در حدود صلاحیتشان تنظیم شده باشند، رسمی هستند». در مفهوم خاص نیز با توجه به قانون ثبت ، سند رسمی سندی است که توسط دفاتر اسناد رسمی تنظیم شده باشد .

وی با تاکید بر اینکه دفاتر در واقع رابط بین حاکمیت و مردم هستند و به واسطه وصف امانت، سردفتر مورد وثوق هر دوی آنهاست و با اقدامات و مشاوره هایی که در حوزه تنظیم و ثبت اسناد انجام می دهند، از وقوع بسیاری از منازعات و اختلافات ممانعت می‌کنند، افزود: علاوه بر مواد قانونی که عنوان شد در ماده ۱۸ قانون دفاتر نیز اینگونه مقرر شده که تمام اسناد باید در دفاتر اسناد رسمی تنظیم و به ثبت برسند و دیوان عدالت اداری هم در یکی از آرای وحدت رویه صادره در دهه ۹۰ صراحتاً به صلاحیت ذاتی دفاتر اسناد رسمی اشاره کرده است.

نایب رئیس کانون سردفتران و دفتریاران با اشاره به دقت و تیزبینی سردفتر پیش از تنظیم اسناد، گفت: تنظیم سند با احراز قصد و اراده واقعی افراد انجام می شود و به همین جهت در پیشگیری از اختلافات بین مردم بسیار موثر است. شاید کسانی که به فکر ایجاد دفاتر اسناد رسمی افتاده و زمینه ساز تصویب قانون دفاتر اسناد رسمی شدند، از جهاتی درصدد این بودند که سند رسمی را به نوعی جایگزین احکام قطعی دادگاه ها کنند چرا که به موجب قانون ثبت، اسناد رسمی بدون مراجعه به محاکم دادگستری قابلیت صدور اجرائیه را دارند.

اصلانی در ادامه به ضرورت همگام شدن با تکنولوژی های روز دنیا در عصر فناوری و دیجیتال اشاره کرد و افزود: بسیاری از حوزه ها و فعالیت ها به سمت فناوری دیجیتال حرکت کرده ند و ما هم نباید حوزه مستثنایی باشیم. تجربه نشان داده سرنوشت حوزه‌هایی که در مقابل فناوری مقاومت نموده اند چیزی جز فنا و نابودی نبوده است.

این روزها زندگی مردم در گوشی های هوشمند خلاصه شده و مردم از بسیاری از اپلیکیشن های کاربردی، استفاده می کنند . من فکر می کنم با توجه به همین تمایلات و توقعات اجتماعی ، رویکرد تقنینی در کشور ما هم به همین سمت و سو است. بنابراین حتی اگر نخواهیم، توقع و به نوعی جبر اجتماعی و جبر تقنینی ما را به این سمت و سو خواهد کشاند.

نایب رئیس کانون سردفتران و دفتریاران با اشاره به تولد پلتفرم کاتب (سکوی خدمات دیجیتال ثبتی) و شیوه نامه خدمات غیرحضوری دفاتر ادامه داد: در حوزه دفاتر اسناد رسمی این ضرورت احساس شد تا با توجه به توقعات اجتماعی روز در حوزه دیجیتال حرکت کرده و برنامه ریزی ویژه ای برای پیشرفت در حوزه فناوری و الکترونیکی شدن فرایندهای ثبتی انجام دهیم. از این رو بهمن ماه سال گذشته سکوی کاتب باحضور ریاست محترم دستگاه قضا رونمایی شد و با عنایت به ظرفیت های قانونی موجود مانند ماده ۶۵۵ قانون آیین دادرسی کیفری، قانون تجارت الکترونیک و سند تحول و تعالی قوه قضاییه، کانون سردفتران و دفتریاران با همکاری سازمان ثبت اسناد و املاک کشور شیوه نامه‌ای را در جهت ارائه خدمات به صورت غیر حضوری تهیه کرد که چندی پیش به امضای ریاست عالی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور رسید.
این‌ شیوه نامه در دو بخش تهیه شده که در بخش اول مقرر گردیده بعد از راه اندازی سامانه خدمات غیر حضوری در سکوی کاتب، مردم بتوانند تمام درخواست های خود را بدون هیچ محدودیتی در مورد همه اسناد و خدمات ثبتی برای سردفتر ارسال کنند. سردفتر هم پس از بررسی تقاضای ارسالی ، چنانچه تقاضا اگر با موانع حقوقی و قانونی مواجه باشد، درخواست را رد و در غیر این صورت، تقاضا را پذیرش خواهد کرد. اگر مدارکی هم ناقص باشد از طریق سکوی کاتب به اطلاع متقاضی می رسد تا نسبت به تکمیل مدارک ارسالی خود اقدام کند.

نایب رئیس کانون سردفتران و دفتریاران درباره بخش دوم شیوه نامه خدمات غیرحضوری دفاتر توضیح داد: در این بخش، مقرر شده که مردم بتوانند تنظیم و امضای سند را هم به صورت غیر حضوری انجام دهند، اما دیدگاه ما در کانون سردفتران و دفتریاران و سازمان ثبت اینگونه است که تمام اسناد رسمی، قابلیت تنظیم و امضا از طریق سکو را ندارند، به تعبیر دیگر ما نمی‌توانیم و در واقع به مصلحت نیست که کلیه خدمات را به صورت غیر حضوری به مردم ارائه دهیم. حتی در سند تحول و تعالی قوه قضاییه نیز در بخش ارائه خدمات غیرحضوری، عبارت “خدمات غیر حضوری قابل ارائه” قید شده و به نظر می رسد، دستگاه قضا نیز همین اعتقاد را دارد که همه خدمات قابلیت ارائه به شکل غیرحضوری را ندارند.

اصلانی با اشاره به اهمیت احراز هویت و احراز اهلیت و سلامت اراده در تنظیم و امضای اسناد، اظهار کرد: وظیفه سردفتر در احراز هویت خلاصه نمی شود هر چند می توان با استفاده از فناوری و هوشمند سازی در احراز هویت به اتقان رسید اما احراز اهلیت و اطمینان از سلامت اراده متفاوت از احراز هویت است. اینکه اطمینان یابیم “طرفین با اجبار و اکراه در هنگام تنظیم سند مواجه نیستند”، نیازمند مراجعه حضوری به دفترخانه است و بنظر تکنولوژی و هوش مصنوعی و نظایر آن در حال حاضر به مرحله ای نرسیده اند که بتوانند سلامت اراده افراد و عدم وجود اجبار و یا اکراه را تشخیص داده و تضمین نمایند .
خاطرم هست خانمی با همسرش به دفترم مراجعه و قصد تنظیم یک سند ابرا مهریه داشت، مقدمات کار را انجام داده و به پایان رساندیم که ناگهان متوجه یادداشتی با این مضمون بر روی میزم شدم که بر روی آن نوشته شده بود “من با اجبار همسرم به اینجا مراجعه کرده ام…”، که در نهایت مساله را مدیریت کرده و سندی به ثبت نرسید . لذا اگر اعتقاد به تنظیم همه اسناد به صورت غیر حضوری داشته باشیم وقوع این آسیب های غیر قابل جبران نیز متصور است .

وی افزود: در شیوه نامه‌ای که با سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به تفاهم و جمع بندی رسیدیم، ارائه خدمات جهت تنظیم و امضای سند به صورت غیر حضوری را فعلا محدود به اسناد کم اهمیت تر نموده ایم . البته همه خدمات و اسناد رسمی اهمیت بالایی دارند اما در مقام مقایسه با هم، بعضی از اسناد از اهمیت بیشتری برخوردار هستند(مانند اسناد مالی). بنابراین رویکرد در اجرای این شیوه نامه به این صورت است که بیشتر ، اسناد غیر مالی از طریق سکو به صورت غیر حضوری تنظیم و امضا شوند . در هر حال فعلا نگاه سازمان و کانون برای تنظیم و امضای سند بصورت غیر حضوری، نگاه حداقلی است و در آغاز قرار است خدماتی همچون استعفای وکیل، عزل وکیل، فسخ، فک رهن، تعهد نامه های غیر مالی ، وکالتنامه های کاری و موترد اینچنینی از طریق سکوی کاتب ارائه شوند.

اصلانی با تاکید بر اینکه درخواست خدمات غیر حضوری مانع از مراجعه حضوری افراد به دفاتر اسناد رسمی نیست، بیان کرد: مردم کماکان می توانند به دفاتر اسناد رسمی مراجعه داشته باشند و به صورت حضوری خدمات ثبتی را دریافت کنند و حتی اگر شروع فرایند ارائه خدمات به شکل الکترونیک و غیر حضوری باشد‌می توانند ادامه فرایند را به صورت حضوری انجام داده و به پایان برسانند .