به گزارش پایگاه اطلاع رسانی کانون سردفتران و دفتریاران، مصوبات هیات مدیره کانون در تاریخ‌های 4 و 11 اسفندماه به شرح ذیل است؛
باتوجه به هماهنگی قبلی مبنی براینکه چندنفر از صاحب نظران، متخصصین و کارشناسان اقتصادی جهت ارائه پیشنهادات در حوزه سرمایه گذاری در کانون حضور پیدا کنند، به دعوت یکی از اعضای هیات مدیره یک کارشناس خبره در این جلسه هیات مدیره حضور پیدا کرد و نقطه نظرات خود در حوزه‌های مختلف سرمایه‌گذاری باتوجه به شرایط اقتصادی و سیاسی کشور را بیان کرد. ایشان درخصوص سرمایه‌گذاری در حوزه مسکن، زمین، نفت، گاز، برق، اقسام واردات، کارگزاری بورس و اهمیت اولویت بندی سرمایه گذاری صحبت کرده و به سوالات و ابهامات اعضای هیات مدیره پاسخ داد. هیات مدیره همواره بر کم ریسکی و یا حتی بدون ریسک بودن سرمایه گذاری تاکید کرده و این موضوع مهم را به این کارشناس منعکس کردند. درنهایت مقرر شد اعضای هیات مدیره بررسی‌های لازم را انجام دهند تا اگر لازم بود، کارشناس‌های دیگری نیز حضور پیدا کرده و مشورت دهند.
دفاتر بلاتصدی که کارهای اسکن‌شان انجام شده است مورد بحث و بررسی قرار گرفت و مقرر شد کانون سردفتران و دفتریاران اقدامات لازم را برای دو استانی که در این خصوص نامه نگاری کرده بودند، انجام دهد.
در این جلسه مقرر شد تمام ساختمانهای کانون سراسر کشور که از پوشش بیمه‌ای برخوردارند مورد پیگیری قرار گیرند تا درصورت لزوم تمدید، این اقدام انجام شود. همچنین اگر ساختمانی بیمه ندارد حتما نسبت به بیمه کردن آن اقدام شود.
پرونده یکی از همکاران مبتلا به بیماری خاص مورد بحث و بررسی قرار گرفت و مقرر شد باوجود اینکه هزینه‌های بیمارستانی فرد از سقف کانون بالاتر است اما کانون اقدامات لازم جهت کمک به این همکار را انجام دهد.
نامه برخی استانها مبنی بر کسری بودجه مربوط به برگزاری مراسم بزرگداشت روز دفاتر اسناد رسمی (6 دی) مورد بررسی قرار گرفت و مقرر شد سایر استانها که با کسری بودجه روبه رو شدند نامه نگاری‌های لازم را انجام داده و به دفتر هیات مدیره ارسال کنند تا بصورت کلی درباره آن تصمیم گیری شود.
از آنجایی که موعد قرارداد یکی از املاک کانون که بر آن سرمایه گذاری شده بود به زودی به پایان می‌رسد، پس از بحث و بررسی‌های مفصل اعضای هیات مدیره مصوب شد نسبت به خاتمه قرارداد اقدام شود و همچنین سود و مبلغی که در این پروژه سرمایه گذاری شده بود بطور کامل اخذ شود.
نامه چند کانون استانی مبنی بر خرید تجهیزات و تکمیل ساختمان مورد بررسی قرار گرفت و با برخی از آنها موافقت بعمل آمد. همچنین از آنجایی که هیات مدیره مصوب کرده بود استان اردبیل قسمتی از ساختمان خود را که بلاتکلیف مانده تبدیل به مهمانسرا کند، اقدامات لازم جهت نوسازی و بازسازی انجام شده لذا ضمن تشکر هیات مدیره از زحمات رئیس کانون این استان، مقرر گردید واحدهای ایجاد شده در مهمانسرا تجهیز شوند.
درابتدای جلسه یازدهم اسفند، علی خندانی رئیس هیات مدیره آخرین وضعیت اصلاح قانون تسهیل صدور مجوزهای کسب و کار و اقدامات و نامه‌نگاری‌هایی که تاکنون در این راستا انجام شده است را به اطلاع اعضای هیات مدیره رساند. او بیان کرد: خداروشکر ریاست محترم کمیسیون حقوقی و قضایی مجلس شورای اسلامی در این مسیر همراه و همدل است و کار به خوبی درحال پیشرفت است. امیدواریم تا قبل از برگزاری آزمون بعدی این قانون اصلاح شود. در ادامه جلسه، قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول و ایرادات سامانه‌هایی که پیرو آن ایجاد شده‌اند، مورد بحث و بررسی قرار گرفت. درخصوص بارگذاری قراردادهای یکسان در سامانه بحث و بررسی شد و مقرر گردید نحوه مراجعه مردم و میزان استقبال آنان در آینده مورد ارزیابی دقیقی قرار گیرد.
درخصوص کارآموزی پذیرفته‌شدگان ۱۴۰۱ و ۱۴۰۲ مقرر شد تمامی اقدامات لازم جهت گذراندن دوران کارآموزی این افراد، با هماهنگی کانون سردفتران و دفتریاران، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و اداره کل آموزش قوه قضائیه انجام شود.
پیرو اقدامات انجام شده درخصوص نحوه فعالیت دفاتر اسناد رسمی در تعطیلات فوق العاده و اضطراری که دولت اعلام می‌کند، موضوع بار دیگر در هیات مدیره مطرح و اعلام شد باتوجه به نظرسنجی‌های انجام شده مکاتبات لازم با سازمان ثبت اسناد و املاک کشور انجام شده و درحال حاضر منتظر نظر نهایی سازمان ثبت هستیم.
موضوع تاخیر در باز شدن سقف مالی همکاران سردفتر مورد بحث قرار گرفت و مقرر شد مشکلات و ایراداتی که اکنون در سامانه وجود دارد به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور منعکس شود.
اعضای هیات مدیره کانون سردفتران و دفتریاران حضور ریاست محترم قوه قضاییه در مراسم تحلیف سردفتران را به فال نیک گرفته و تاکید کردند حضور ایشان پس از سالها در این مراسم بسیار مغتنم بود. در این راستا مقرر گردید جهت انجام فرمایشات ایشان مبنی بر ترفیع جایگاه سردفتری میان مردم، آموزش‌های حقوقی، اقدامات تبلیغی و.. جلساتی در کانون سردفتران و دفتریاران برگزار شود تا دستوران ریاست محترم قوه قضائیه عملیاتی شود.
در ادامه جلسه مقرر شد، واحد روابط عمومی کانون با همکاری دیگر واحدها از افراد علمی، صاحب نظر، کارشناس و مسئولین دعوت کرده تا در اتاق خبر کانون حضور پیدا کرده و ضمن انجام مصاحبه و گفتگو بتوانیم کانون و خدمات دفاتر اسناد رسمی را بیشتر به مردم معرفی کنیم.
مقرر شد اعضای هیات مدیره کانون در مناسبت‌های مختلف، با خانواده‌های سردفتران بازنشسته یا سردفترانی که مشکل دارند، دیدار و گفتگو کرده تا اگر مشکلات قابل حل توسط هیات مدیره باشد، این اقدام انجام شود.
با توجه به فرمایشات ریاست محترم قوه قضاییه درخصوص افزایش سالانه تعرفه‌ها به نحوی که به جامعه فشار وارد نشود، مقرر شد مکاتبات لازم درباره افزایش سالانه تعرفه‌های خدمات دفاتر اسناد رسمی با سازمان ثبت اسناد و املاک کشور انجام شود.
باتوجه به ظرفیت بند پ، موافقت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و اقدامات بسیار خوبی که تاکنون درخصوص برون‌سپاری‌ها در حوزه سردفتری انجام شده مقرر شد اقدامات اولیه از جنبه فنی، حقوقی و ایجاد بسترهای لازم انجام شود. ضمن اینکه ترغیب و تشویق سردفتران برای انجام این نوع خدمات نیز مورد تاکید قرار گرفت.
کسری بودجه تیم‌های ورزشی مورد بحث و بررسی قرار گرفت و مقرر شد هیات مدیره درخصوص برخی از این هزینه‌ها اقدامات لازم را انجام دهد.
همچنین مقرر شد واحد بیمه و درمان و واحد امور مالی اوضاع و احوال پرداخت هزینه‌های درمانی همکاران را مورد رصد دقیق قرار دهند تا اگر ابهامی وجود دارد برطرف کنند و در اولین فرصت و با کمترین زمان ممکن پرداختی هزینه‌های درمانی همکاران سراسر کشور انجام شود.
مقرر شد در سال آینده بودجه ورزشی برای استانها درنظر گرفته شود تا هزینه برگزاری مسابقات را از محل بودجه استان خود پرداخت کنند.
درخصوص مشکلات پستی و دستگاه‌های کارتخوان که برخی همکاران با آن مواجه هستند نیز مقرر شد جلسه‌ای با شرکت پست برگزار شود که اگر کیفیت ارائه خدمات تغییر نکند، شرکت‌های فعال دیگر جایگزین شوند.
درخصوص اختصاص بودجه برگزاری مراسم ششم دی ماه استان ها و با توجه به مکاتبات و هزینه ها و مستندات انجام هزینه ارسالی استان ها مقرر شد بودجه مذکور به ازای هر دفتر اسنادرسمی فعال در استانها افزایش یابد.
نامه کانون سردفتران و دفتریاران استان خراسان رضوی مبنی بر تقاضای واریز مبلغی از بودجه فصلی سال آینده به حساب کانون مذکور بابت پوشش هزینه های جاری و هزینه حقوق پرسنل کانون مربوطه مطرح و علیرغم تصویب بودجه سال آتی مورد تأیید و تصویب هیأت مدیره کانون مرکز قرار گرفت. مقرر شد پس از تصویب بودجه نسبت به کسر علی الحساب واریزی به موجب این مصوبه از مطالبات کانون استان خراسان رضوی اقدام گردد.
درخصوص ملک خوزستان و اقدامات انجام شده اظهارات مجتبی رضایی، عضو هیأت مدیره و مدیر دفتر حقوقی کانون در راستای احقاق حقوقی کانون به استحضار اعضای هیأت مدیره رسید. مدیر مالی کانون نیز درخصوص پرداخت های انجام شده بابت حق الوکاله به دو تن از وکلای قبلی پرونده گزارش لازم را به اعضای هیأت مدیره ارائه کردند. انعقاد قرارداد بین کانون و وکیل دادگستری بابت تقدیم دادخواست – مطالبه درک بیع و طرح دعوی در شعبه 15 دادگاه عمومی حقوقی اهواز مورد تأیید و تصویب هیأت مدیره کانون قرار گرفت.
نامه امور استانها و ساختمانهای کانون درخصوص اعلام آمادگی ریاست کانون سردفتران و دفتریاران استان کرمانشاه مبنی بر آمادگی برای عقد قرارداد با مجری ذیصلاح و پرداخت مبلغی جهت انجام پروسه اخذ مجوز ساخت مطرح و یه استحضار اعضای هیأت مدیره رسید و ضمن موافقت با کلیات موضوع مقرر شد کانون استان کرمانشاه و مسئول امور استانها و ساختمان ها گزارشی از نحوه انتخاب مجری – مشخصات و پیش نویس قرارداد انجام کار تهیه و به اطلاع اعضای هیأت مدیره برسانند تا نسبت به تأمین بودجه و پرداخت های لازم تصمیم گیری شود.
مقرر شد مبلغی در وجه شرکت بیمه بابت بیمه آتش سوزی – زلزله و سایر خطر های مالی و بیمه ای از تاریخ اتمام بیمه نامه قبلی برای ساختمان های خیام – ملک مجاور و ساختمان صحاف زاده کانون پرداخت گردد. همچنین با توجه به اتمام بیمه نامه های مسئولیت مدنی کانون در خصوص استفاده کنندگان از آسانسورها- ساختمان های مطهری و عرفان کانون در تاریخ 21/12/1403نسبت به پرداخت مبلغ در وجه شرکت بابت تمدید موضوع بیمه نامه های مذکور نیز اقدام گردد.
در راستای اجرای ماده 78 آئین نامه قانون دفاتر اسنادرسمی و کانون سردفتران و دفتریاران با انعقاد قرارداد با مؤسسه حسابرسی (حسابداران رسمی برای انجام عملیات حسابرسی صورت های مالی سال 1403 کانون شامل حساب های بیمه و بازنشستگی – صندوق تعاون – گواهی امضاء – ماده واحده – دانشگاه کانون و همچنین صورت های مالی تجمیعی کانون مورد تأیید و تصویب هیأت مدیره کانون قرار گرفت.
نامه کانون سردفتران و دفتریاران استان سیستان و بلوچستان مبنی بر تقاضای اختصاص بودجه بمنظور ایجاد تغییرات در فضای داخلی ساختمان کانون مذکور و نیز خرید و تجهیز وسایل آن در هیأت مدیره کانون مطرح و مقرر شد مسئول امور استانها و ساختمان ها ضمن مراجعه به کانون استان، نسبت به تهیه گزارش جامع و کامل و برآورد هزینه ها گزارش را برای تصمیم گیری به هیأت مدیره کانون ارسال نماید.
ضمن ارایه گزارشی از برگزاری انتخابات هیأت مدیره کانون سردفتران و دفتریاران استان خراسان رضوی در روز جمعه 10/12/1403مقرر شد مبلغی به عنوان بودجه برگزاری انتخابات به حساب کانون مربوطه واریز تا هزینه های موضوعه و انجام شده از این بابت اخذ و با تأیید ریاست کانون مرکز تسویه گردد. همچنین مقرر شد از بابت هزینه های برگزاری انتخابات در سایر استان ها به موجب این مصوب و با توجه به استان هایی که موعد هیأت مدیره های آنها خاتمه یافته یا می یابد نسبت به اختصاص مبلغی تا اطلاع و تصویب بعدی هیأت مدیره اقدام شود.
نامه واحد درمانی کانون درخصوص هزینه های درمانی سردفتر بازنشسته تهران موضوع برخی بیماری ها وتکمیل شدن سقف پاراکلینیکی در سال جاری به استحضار اعضای هیأت مدیره رسید و مقرر شد نسبت به افزایش هزینه های پاراکلینیکی ایشان اقدام گردد.
نامه پیمانکار ساختمان مجاور کانون، موضوع ضرورت خرید تجهیزات سرمایشی و گرمایشی به علت محدودیت کالا و احتمال افزایش قیمت های آن در سال آتی به تأیید مسئول امور ساختمانها و استان های کانون رسیده، مطرح و با توجه به پیشنهاد قیمت ها و استعلام های بعمل آمده مقرر شد محصولات مورد نظر خریداری گردد.
نامه معاون فنآوری اطلاعات کانون موضوع پیشنهاد قیمت ارائه خدمات توسعه و پشتیبانی و مدیریت سرویس سکوی خدمات دیجیتال ثبتی و همچنین نامه مدیر عامل شرکت ارویس (موضوع ارائه خدمات مشاوره و نظارت بر امور پشتیبانی و توسعه پلتفرم کاتب ) در جلسه هیأت مدیره کانون مطرح و نامه پیشنهادی واحد فناوری اطلاعات کانون مورد بررسی و به شرح زیر تصمیم گیری و مصوب شد:
درخصوص رقم پیشنهادی شرکت بهپرداز جهان برای انجام امور پشتیبانی با پیشنهاد واحد فنآوری اطلاعات مبنی بر تعدیل و کاهش مبلغ پیشنهادی مذکور تا میزان 25 درصد مصوبات و مقررات نظام صنفی رایانه ای مورد تأیید و تصویب هیأت مدیره قرار گرفت.
در خصوص بند دوم پیشنهادات شرکت مبنی بر تعیین تعداد نفر ساعت و حق الزحمه هر نفر ساعت ، مقرر شد با توجه به اظهار نظر و تأییدیه واحد فنآوری اطلاعات کانون درخصوص توسعه خدمات ارائه شده در پلتفرم کاتب، هزینه خدمات توسعه ای طبق تعرفه نظام صنفی رایانه ای منعقد شد.
