دو روز پیش سامانه «سند من» رونمایی شد، سامانه‌ای که قرار است پازل دولت الکترونیک را تکمیل‌تر و چتر ثبت الکترونیک در کشور را بر سر خدمات بیشتری پهن کند. درباره این که این سامانه چطور کار می‌کند، تا چه حد امنیت دارد و مردم چگونه بدون مراجعه حضوری به دفترخانه‌ها، خدمات ثبتی خود را دریافت کنند با علی خندانی، رئیس کانون سردفتران و دفتریاران قوه‌قضاییه گفت‌و‌گو کرده‌ایم، کسی که هفت فایده را برای این سامانه قائل است.
سامانه «سند من» رسما کلید خورده است. کار صدور اسناد به‌صورت غیرحضوری از چه زمانی شروع می‌شود؟
سامانه سند من قرار است فعلا در دو استان قم و قزوین به‌علت نزدیکی به تهران، سهولت رفت‌و‌آمد کارشناسان و نیز کوچک‌بودن حوزه ثبتی‌شان به‌عنوان آزمایشی شروع به کار کند البته از هم‌اکنون این سامانه قابلیت فعالیت دارد اما از آنجا که باید ملاحظات فنی زیرساختی و امنیتی کاملا بررسی شود به احتمال زیاد تا دو هفته آینده عملیاتی خواهد شد.
این سامانه چه اهدافی را دنبال می‌کند؟
سال‌هاست در کشور ما تاکید می‌شود مراجعه حضوری مردم به مراکز مختلف برای دریافت خدمات باید به حداقل برسد. سیاست و شعار دستگاه قضایی هم دقیقا همین است که تا جای ممکن حضور مردم در بخش‌های مختلف دستگاه قضا کم شود. درحال‌حاضر بحث تحول و تعالی که در دستگاه قضا مطرح بوده مبتنی بر فناوری است. دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران نیز به‌عنوان یکی از زیرمجموعه‌های دستگاه قضا باید میزان مراجعه افراد به دفاتر را به حداقل برسانند. تا به‌حال لازمه صدور اسناد رسمی، حضور فیزیکی صد‌در‌صدی افراد در دفترخانه‌ها بوده اما با سامانه سند من دیگر به‌جز در مرحله ثبت امضای افراد، نیازی به حضور در دفترخانه‌ها نیست.
برای مردم توضیح دهید برای دریافت خدمات غیرحضوری در دفاتر اسناد رسمی باید چه کار کنند؟
مرحله اول، یافتن نزدیک‌ترین و خلوت‌ترین دفترخانه به فرد متقاضی است که به وسیله نقشه‌ای که در سامانه وجود دارد امکان جست‌و‌جو فراهم است. بعد از این‌که دفتر مورد نظر انتخاب شد توسط یک لینک با دفترخانه ارتباط می‌گیرید یعنی پیامی به دفترخانه ارسال کرده و درخواست خود را اعلام می‌کنید. می‌دانید که امکان تنظیم هر نوع سندی در هر دفترخانه‌ای وجود ندارد اگر دفترخانه مورد نظر از نظر قانونی این خدمت را ارائه نمی‌داد سردفتر به شما پیام داده و این موضوع را اطلاع می‌دهد اما اگر امکان تنظیم سند وجود داشته باشد فرد متقاضی یا از طریق اسکن یا توسط عکسبرداری با موبایل، تصاویر مدارک و مستندات را برای دفترخانه ارسال می‌کند. بعد از این سردفتر مدارک را بررسی می‌کند و اگر امکان تنظیم سند وجود داشت خودش استعلامات لازمه را از طریق زیرساخت‌های ثبت الکترونیک برای مراجع مربوط ارسال می‌کند. وقتی این فرآیندها تمام شد یک پیش‌نویس از سند مورد نظر تهیه و برای متقاضی ارسال می‌شود و اگر نیاز به اصلاحات محتوایی یا حذف و اضافاتی داشته باشد (مثلا در وکالتنامه‌ها) بازهم به صورت الکترونیک انجام می‌شود. بعد از تایید این پیش‌نویس، سردفتر به شما اعلام می‌کند که در فلان تاریخ و ساعت با مدارک هویتی برای امضای سند به دفترخانه مراجعه کنید. البته اگر امضای الکترونیک فراگیر شود این یک مراجعه حضوری هم حذف خواهد شد.
دفترخانه‌ها خدمات مختلفی ارائه می‌دهند. آیا این سامانه فقط صدور اسناد را انجام می‌دهد یا همه خدمات ثبتی را شامل می‌شود؟
همه خدمات را، از وکالتنامه گرفته تا اقرار، تعهد، گواهی امضا، کپی برابر اصل، قطعی منقول و غیرمنقول و هر نوع خدماتی که تا الان به صورت حضوری قابل دریافت بوده است.
از زمانی که سامانه سند من در کل کشور بهره‌برداری شود آیا همه افراد ملزم به اقدام از طریق سامانه هستند و آیا مراجعه حضوری به دفترخانه‌ها حذف می‌شود؟ چون افراد کم‌سواد و بی‌سوادی وجود دارند که توان کار با سامانه‌ها را ندارند، قطعا دچار مشکل می‌شوند.
خیر این مساله به‌هیچ‌وجه اجباری نیست و کسانی که مایل به مراجعه به دفترخانه‌ها باشند همچنان می‌توانند به صورت حضوری اقدام کنند.
به نظر شما مهم‌ترین دستاورد این سامانه چه خواهد بود؟
صرفه‌جویی در زمان و مصرف کاغذ یکی از مهم‌ترین بحث‌هاست، همچنین کاهش سفرهای درون‌شهری و کاهش ترافیک. درعین حال وقتی کار به‌صورت سیستمی و الکترونیکی انجام می‌شود در شرایط خاص همچنان می‌توان خدمات پایدار به مردم ارائه داد. در روزهایی که کرونا در اوج بود، دیدیم بسیاری از ادارات تعطیل شدند و کارها بر زمین می‌ماند، حتی دفترخانه‌ها هم یک روز در میان ارائه خدمت می‌کردند اما وقتی این سامانه همه‌گیر شود در شرایط خاص، ارائه هیچ خدمتی معطل نمی‌ماند. کاهش تنش میان مردم و سردفتران و تکریم ارباب رجوع نیز از فوایدی است که می‌توان برشمرد.
آیا سامانه سند من، زمان صدور اسناد را کوتاه‌تر می‌کند و کارها را جلوتر می‌اندازد؟
قطعا، چون همه افراد در هر لحظه که تصمیم به انجام کار ثبتی بگیرند می‌توانند اقدام کنند و دیگر امروز و فردا نمی‌شود. سرعت تنظیم سند هم با سامانه‌ای شدن کارها بالا می‌رود چون دیگر فرآیندهای کاغذی حذف می‌شود.
درحال‌حاضر سالانه چه میزان سند رسمی در کشور صادر می‌شود؟
سال گذشته ۱۶میلیون و ۵۰۰ هزار سند رسمی در کشور صادر شد که به‌علت بحث تنظیم سند خودرو نسبت به گذشته کاهش داشت اما معمولا به‌طور میانگین در سال حدود ۲۰ تا ۲۲میلیون سند رسمی تنظیم می‌شود.
حالا اگر این میزان تقاضا به سمت سامانه سند من بیاید آیا زیرساخت‌ها کشش دارد یا مردم دچار مشکل می‌شوند؟
بله حتما، چون این سامانه با زیرساخت ثبت الکترونیک مرتبط است که هیچ محدودیتی ندارد و امنیت خوبی هم دارد.
آیا می‌توانیم امیدوار باشیم که با سیستمی‌شدن کارها، تخلفاتی که در برخی دفترخانه‌ها انجام می‌شد به صفر برسد؟
البته اکثر قریب به‌اتفاق دفترخانه‌ها مر قانون را اجرا می‌کنند و تخلفی ندارند اما به‌هرحال این که تاکید بر مراجعه غیرحضوری است به این علت است که امکان خطای انسانی در مراجعه حضوری وجود دارد. پس هرچه کارها الکترونیکی‌تر انجام شود تخلفات کاهش می‌یابد.
چه تدبیری برای مقابله با کلاهبرداران اندیشیده‌اید؟
سیستمی‌شدن ارائه خدمات با این که فواید بی‌شماری دارد اما در کشور ما معمولا بستری برای فعالیت متخلفان است. در مورد این موضوع از رئیس کانون سردفتران پرسیده‌ایم که چه خواهید کرد تا سامانه سند من به سرنوشت سامانه ثنا که کلاهبرداری‌های زیادی به نام آن انجام می‌شود، دچار نشود که خندانی گفت: بحث امنیت برای ما بسیار مهم است چون اسناد مردم باید با دقت حفظ شود. پس به مردم اطمینان می‌دهیم چون سامانه ثبت الکترونیک، امن‌ترین سامانه کشور است و خدشه‌ای به اموال و اسناد آنها وارد نخواهد شد.
