کانون سردفتران و دفتریاران| شیدا سادات حسینی| دفتریار و حقوقدان| نظام های حقوقی مختلف، باعث وجود تفاوت هایی در سیستم سردفتری شده است. دو نظام حقوقی سیویل لا و کامن لا سیستم سردفتری لاتین و سیستم سردفتری عمومی را شکل داده است. علاوه بر این دو نظام، قوانین اسلامی هم در کشورهای مبتنی بر اسلام سبب ایجاد ارتباط بین قواعد دینی و قانونی شده که البته اگر به درستی از آن ها استفاده شود،کارساز و مفید و در غیر این صورت صرفا سبب مغالطه و اطاله در مسائل مبتلا به خواهد بود.

آنچه از بررسی قوانین کشورهای مختلف و قیاس آن ها با قوانین جاری در جمهوری اسلامی ایران به ذهن متبادر می شود، این است که چرا در کشور ایران با وجود قوانین نسبتا منسجم و مفید در خصوص ثبت اسناد و املاک و معاملات و مشایعت و پشتیبانی قوانین شرعی که فی نفسه اسباب اعتلای قوانین ثبتی و معاملاتی را تکوین بخشیده است، سند رسمی هنوز در جایگاه واقعی خویش قرار نگرفته و مردم اغلب،معاملات و توافقات خویش را در قالبی غیر از اسناد رسمی شکل و پرورش می دهند؟ دستیابی به پاسخی روشن و راهنما به این پرسش، بررسی ابعاد مختلف این مسئله را می طلبد.

بررسی مواردی چون اجمال، تناقض، تعارض و نقص در قوانین، تعدد قوانین مختلف در یک موضوع، نقش غیر قابل انکار عرف، مسائل اقتصادی و حتی باورهای دینی می تواند مسیر رسیدن به پاسخ این پرسش را هموار سازد. بر اساس آمار در سال ۹۴، منشاء حداقل ۵۰ درصد از پرونده های حقوقی کشور مربوط به معاملات عادی و اختلافات مالی بوده است.(منبع: روزنامه خراسان)؛ در سال ۹۹، حدود ۷۰ درصد از پرونده های قضایی مربوط به املاک بوده و قولنامه ها هم عامل ۲۵ درصد از جرائم را به وجود آورده اند.(منبع: روزنامه فرهیختگان) و این در حالی است که تا نیمه اول سال ۹۸، هشتاد درصد از روابط حقوقی مردم در شهرهای کمتر توسعه یافته در بنگاهها تنظیم شده است.(خبرگزاری مهر )

بااین وصف در سال ۱۴۰۰، موضوع ۷۰ درصد از پرونده های حقوقی مطروحه در دادگستری ها را دعاوی ملکی تشکیل داده است و عمده این دعاوی هم به دلیل معامله با اسناد عادی بوده است. به نظر می رسد هر چند ظرفیت برای گسترش خدمات قابل ارائه در دفاتر اسناد رسمی ایران هنوز تکمیل نشده، اما دامنه خدمات این دفاتر از وسعت قابل قبولی برخوردار است، اما چون ارائه این خدمات تخصصیِ حقوقی،عملا در انحصار دفاتر نیست و در مواردی که تعداد آن ها کم نیست، نهادهایی به موازات دفاتر اسناد رسمی بدون داشتن تخصص و سواد حقوقی لازم در حال ارائه همان خدمات در قالب اسناد عادی( البته به صورت غیر حرفه ای و مبتنی بر تجربه و عرف های بعضا نادرست) به جامعه هستند و حتی در مواردی این اسناد عادی همان تاثیری را در عمل دارند که اسناد رسمی! در کشور ترکیه، هرچند سردفتری از جمله مشاغل زیرمجموعه حوزه وکالت است اما سردفتر که اتفاقا باید متخصص حقوق باشد، خدمات متمایز و منحصری را ارائه می دهد.

برای مثال ارائه کپی های رسمی اسناد، اسناد حقوقی مربوط به معامله خودرو و سند مالکیت خودرو، وکالتنامه ها، وصیت نامه ها، تنظیم قانونی اعلامیه ها و تعهد نامه ها، تنظیم اسناد توافقنامه های مشترک بین اشخاص حقیقی و حقوقی، تهیه و تنظیم قراردادهای فروش املاک، تایید و ترجمه اسناد و مدارک از جمله خدماتی هستند که در کشور ترکیه فقط توسط دفاتر اسناد رسمی (نوتر) ارائه می شوند.( Mtooo.net)

در فرانسه هم علاوه بر اینکه انتخاب سردفتران با پیچیدگی ها و سختگیری های زیادی همراه است،خدماتی که توسط ایشان ارائه می شود، کاملا احصا شده و معین بوده و صرفا در صلاحیت دفاتر اسناد رسمی می باشد به طوریکه تعدد مرجع برای ارائه یک خدمت مشابه وجود ندارد. در قوانین اغلب کشورهای اروپایی این تحصر به چشم می خورد و قانون با اجباری کردن ثبت معاملات، مانع ورود اغیار به حیطه صلاحیت دفاتر اسناد رسمی شده است.

* فروش مال غیر منقول بدون تنظیم سند رسمی بی اعتبار و باطل است
برای مثال باستناد ماده ۲۱۶ قانون مدنی سوئیس ، ماده ۸۷۳ قانون مدنی آلمان و قانون مدنی لهستان فروش مال غیر منقول بدون تنظیم سند رسمی بی اعتبار و یا حتی باطل است و انتقال مالکیت جز با سند رسمی در این کشورها،محلی از اعراب ندارد. قوانین کشور مصر در این موضوع تابع قانون کشور آلمان بوده و نقل و انتقال را صرفا در صورت وجود سند رسمی ، نافذ و معتبر شمرده است. در انگلستان از سال ۱۹۲۵ قانون ثبت املاک فراگیر شد تاجاییکه در حال حاضر تقریبا تمامی املاک در انگلستان به ثبت رسیده اند و یا دست کم به محض مراجعه به دفاتر اسناد رسمی و ادارات ثبت،به ثبت می رسند. در ماده ۴۰ قانون اموال و دارایی انگلستان، قرارداد شفاهی برای انتقال املاک قابلیت استماع ندارد و حتما باید به صورت مکتوب و در مرجع صالح،قرارداد منعقد شده باشد.

در ایران، با وجود مقررات مختلف و متعدد در قانون مدنی، قانون ثبت و سایر قوانین، هرچند سند رسمی اوصاف و اعتبار ویژه ‌ای دارد، برای مثال ادعای انکار و تردید نسبت به آن قابل استماع نیست، علاوه بر طرفین، در مقابل اشخاص ثالث قابل استناد است، مندرجات آن باستناد اصاله الصحه، دارای صحت و اعتبار کامل است ( ماده ۷۰ قانون ثبت ) و بسیاری مزایای دیگر، اما به اسناد عادی هم در محاکم اعتنا می گردد و چه بسا مستند صدور آرای دادگاهها هم قرار می‌گیرند.

از طرفی، هزینه تنظیم اسناد عادی و سادگی و عدم پیچیدگی آن و در دسترس بودن برای تمامی اقشار،سبب به حاشیه رانده شدن سند رسمی شده است. البته این اوصاف،تنها در ظاهر در لباس مزیت خودنمایی می کنند و در اصل چنین اوصافی، یا واقعا وجود ندارند و یا در صورت وجود، نه تنها مزیت محسوب نمی‌شوند بلکه از معایب پنهانی هستند که در آینده تاثیر آن ها برملا می شود. برای مثال نبود تشریفات و عدم لزوم هیچ گونه استعلامی جهت تنظیم یک مبایعه نامه، نه تنها مزیت نیست بلکه ممکن است به دلیل مستحق للغیر بودن ملک، بازداشت و یا در رهن بودن ملک، حتی عدم وجود واقعی ملک، معامله باطل یا دست کم قابل فسخ باشد و در این میان حداقل یکی از متعاملین دچار ضررهای مادی و زمانی تقریبا غیر قابل جبران می‌شود. پابین بودن هزینه سند عادی هم در واقع یک توهم است چرا که اولا هزینه طرح دعاوی بعدی در خصوص اسناد عادی و درجه ی ریسک موجود در معاملات مستند به اسناد عادی، به مراتب بیشتر از هزینه انجام یک معامله باستناد سند رسمی است و دوما به طور کلی،خدماتی که در دفاتر اسناد رسمی در ایران ارائه می‌شوند نسبت به اکثر کشورهای دنیا بسیار ارزان و کم هزینه است.

*تنظیم سند اجاره بها در ترکیه ۶ میلیون و در ایران ۲ میلیون است
در ترکیه هزینه تنظیم یک سند اجاره یک ساله با اجاره بهای متعارف، بین ۱۵۰ تا ۳۰۰ لیر ( چیزی حدود ۳ تا ۶ میلیون تومان ) است در حالیکه تنظیم یک سند اجاره یک ساله در دفاتر اسناد رسمی ایران با اجاره بهای متعارف،کمتر از یک سوم تعرفه مصوب در ترکیه است.

*گواهی امضاء در آمریکا ۶۰۰ هزار و در ایران ۵۲ هزارتومان است
در آمریکا گواهی امضا با دریافت ۲۰ دلار ( تقریبا ۶۰۰ هزار تومان ) انجام می شود اما در ایران هزینه انجام یک گواهی امضا با احتساب حقوقات دولتی ۵۲ هزار تومان است. تنظیم اسناد رسمی مانند تعهدنامه ها در آمریکا ۱۲۵ دلار ( تقریبا ۳ میلیون و ۲۰۰ هزار تومان ) دارد اما این هزینه در دفاتر اسناد رسمی ایران با احتساب ارزش افزوده و سایر حقوقات دولتی و ثبتی ۱۲۸ هزار تومان است! (usvirtualnotary.com)

در هر حال به نظر می رسد یکی از مهمترین و چه بسا در حال حاضر،اساسی ترین اقدام جهت ترویج سند رسمی،و به تبع آن تضمین معاملات و تصمیمات و روابط حقوقی و قراردادی افراد جامعه،اعتلای جایگاه سند رسمی و دفاتر اسناد رسمی به پشتوانه قانون و اجرای دقیق قوانین موضوعه می باشد.تصویب قوانین جدید با محور لزوم مراجعه به دفاتر اسناد رسمی جهت تنظیم تمامی مراودات قانونی و حقوقی و تصحیح قوانین فعلی و به روز رسانی آن ها و تعیین تاریخ دقیقی برای عدم استماع دعاوی مستند به اسناد عادی در محاکم، می تواند به جامعه امنیت در معاملات را تزریق نماید و هم در جهت رسیدن دفاتر اسناد رسمی و سند رسمی به جایگاه واقعی خود کمک کننده باشد.