مصوبات جدید هیئت مدیره کانون منتشر شد؛ از راه اندازی موزه اسناد تاریخی تا تعیین تکلیف تعطیلی های اضطراری

به گزارش پایگاه اطلاع رسانی کانون سردفتران و دفتریاران، «علی خندانی» مصوبات جلسه هیئت مدیره کانون سردفتران و دفتریاران در تاریخ 15 دی ماه را تشریح کرد.

در ابتدای این جلسه، خندانی درخصوص برگزاری همایش گرامیداشت 6 دی ماه در کانون های استانی توضیحاتی ارائه و از تمام روسای کانون ها در برگزاری باشکوه روز دفاتر اسناد رسمی تشکر کرد.

وی گفت: با توجه به گزارشاتی که کانون های استانی ارسال کردند و بررسی های ما نشان داد که الحمدالله نسبت به سال‌های گذشته، برگزاری مراسم از نظر کمیت و کیفیت بسیار خوب و بدون حاشیه بود. شرکت حداکثری همکاران از سراسر استان ها، طرح مسائل روز دفاتر اسناد رسمی، شرکت مسئولان استانی بویژه نمایندگان مردم در مجلس شورای اسلامی از نکات برجسته این برنامه ها بود که انشالله نتایج بسیار خوبی هم در آینده به دنبال خواهد داشت.

برگزاری این همایش ها از طرفی برپایی جشن و از طرفی محلی برای بررسی و حل مسائل و مشکلات حوزه سردفتری است. باعث مسرت است که در اکثر این برنامه ها، نمایندگان مجلس شورای اسلامی هر استان حضور داشتند و از نزدیک با مسائل این حوزه آشنا شدند. سوالات و ابهامات حوزه سردفتری با آن ها در میان گذاشته و پیشنهادات لازم برای حل آن هم ارائه شد.

پوشش رسانه ای این رویدادها در تهران و استان ها نمره خوبی داشت، فعالیت روابط عمومی کانون ها، دعوت از خبرگزاری ها و صدا و سیمای هر استان برای پوشش تصویری و خبری همایش در انعکاس بهتر این رویداد و آشنا ساختن مردم با این نهاد حقوقی با سابقه، مهم و اثرگذار است. پیشنهاد ما این است تجربیات برگزاری چنین رویداد بزرگی را چراغ راه آینده قرار داده و آسیب شناسی کنیم تا در سال های آتی با تکیه بر مبنایی که از پیش تعیین کرده ایم بر غنایِ همایش ها و برنامه ها اضافه کرده و در جهت تبادل اندیشه، اشتراک دانش های حقوقی و رسیدن به خرد جمعی قدم برداریم.

در این جلسه همچنین مقرر شد تا روابط عمومی کانون از نحوه برگزاری همایش 6 دی، گزارشی مکتوب تهیه و به هیئت مدیره ارائه کند. این گزارش باید شامل تاریخِ آغاز اقدامات ابتدایی برگزاری همایش از اجاره مکان تا تهیه تیزرها، چاپ ویژه نامه، کلیپ های تصویری و برنامه های مهم همایش، سخنرانان و غیره به همراه جزئیات تاریخ و محتوای آن ها باشد. تهیه چنین گزارشاتی و ثبت تجارب گذشته، به برگزاری هر چه با کیفیت تر و منظم تر همایش در آینده کمک می کند. برای مثال مقدمات کار از 6 ماه گذشته باید تهیه شود، زمان ساخت تیزرها و کلیپ های تصویری باید تعیین شود. هماهنگی با سخنرانان و عوامل برگزار کننده باید مشخص باشد. این گزارش به عنوان یک تجربه و نقشه راه آینده به دوستان دیگر برای برگزاری چنین رویداد بزرگی موثر و یاری کننده خواهد بود.

شکل و نحوه اجرای قانون الزام در دفاتر اسناد رسمی و سایر سازمان و ارگان هایی که مسئولیت دارند از موضوعات مورد بررسی در این جلسه بود. لازم است در حوزه دفاتر اسناد رسمی که اجرا کننده اصلی قانون محسوب می شویم یک رویه واحدی هم در نحوه اجرا ایجاد کنیم. یعنی دفاتر ما باید در راستای ایجاد وحدت رویه در اجرای قانون با هم همراهی، همکاری و همفکری داشته باشند. این همفکری ها باید از سوی همه سردفتران در سطح استان ها، کانون های استانی، شورای عالی، کانون مرکز، کمیته پارلمانی انجام شده و به یک موضوع واحد در اجرا برسیم تا خدای ناکرده قانون از مسیر اصلی خود خارج نشده و با همان کیفیتی که مد نظر قانون گذار است اجرایی شود. مردم هم بتوانند از این قانون استفاده نهایی را ببرند.

در این جلسه همچنین درباره مطالب و مسائل حوزه فناوری و دغدغه های مربوطه به آن، بحث های مفصلی صورت گرفت. موضع سازمان به فناوری، اقدامات سازمان در این حوزه، فعالیت های مشترک کانون و سازمان در خصوص فناوری و در نهایت نقشه راهی که باید در ادامه مسیر ترسیم کرده و براساس آن حرکت کنیم در این جلسه به بحث گذاشته شد تا بتوانیم حوزه فناوری را به نحو مطلوبی که مدنظر سازمان، قوه قضاییه، حاکمیت و کانون سردفتران و دفتریاران است پیش ببریم. به سوالات، ابهامات و نگرانی هایی که دوستان این حوزه داشتند پاسخ داده شد. در نهایت مقرر شد تا موضوعات مربوط به فناوری را با قدرت پیش برده و در این مسیر توقفی وجود نداشته باشد. با هماهنگی، حمایت و همکاری سازمان، مقتدر تر و محکم تر از گذشته پیش رویم. با توجه به اینکه پلتفرم کاتب مجموعه مورد تایید قوه قضاییه، سازمان ثبت و همکاران ما است و مشاورین املاک هم از این سکو به شدت استقبال خوبی داشتند، ما نیز باید با تمام تلاش، قوت و قدرت خودمان را برای تقویت این سامانه و تبلیغ آن در سطح کشور به کار بریم. محسنات این پلتفرم بسیار زیاد است و همه کارشناسان بر آن اذعان دارند. بنابراین هرگونه تبلیغ و ترویج در رابطه با این پلتفرم بیهوده نبوده، امری منطقی و بر پایه اظهارات کارشناسانه است.

راه اندازی موزه ای از اسناد با ارزش تاریخی دستور کار دیگر این جلسه بود که به زودی ایجاد و بهره برداری می شود. مقرر شد روابط عمومی کانون با نظارت محمدرضا اصلانی نائب رئیس با بکارگیری کارشناس تخصصی، اسناد تاریخی را براساس اهمیت و ارزش، تقسیم بندی، گروه بندی و رتبه بندی کنند تا در موزه به نمایش گذاشته شود. این موزه به نحوی ایجاد خواهد شد که قابل مراجعه و از نظر علمی قابل ارجاع باشد.

بحث ارزش افزوده همکاران و اظهارات آن ها مبنی بر اینکه این اظهارنامه نباید ارسال شود هم در این جلسه مورد بررسی قرار گرفت. ارزش افزوده همکاران در حال حاضر به شکل آنلاین در حال انجام است. اما به دلیل اینکه ارائه اظهارنامه در قانون ارزش افزوده وجود داشته و هنوز نسخ نشده، ارسال فیزیک اظهارنامه هم توسط همکاران کماکان به قوت خود باقی است. بر این اساس اگر اظهارنامه ای ارسال نشود ممکن است در آینده مشمول جریمه شود. در این زمینه با اعضای شورای عالی مالیاتی صحبت کردیم و قرار شد نظر نهایی خود را اعلام کنند. در نهایت تصمیم نهایی با وزیر اقتصاد و دارایی است. با توجه به اینکه این موضوع در قانون آمده تا اطلاع ثانوی امکان حذف آن وجود ندارد. برای اینکه مشکلات گذشته از این جهت برای همکاران بویژه در فصل پاییز پیش نیاید، مقرر شد مذاکراتی با مسئولین محترم سازمان امور مالیاتی داشته باشیم.

موضوع دیگر جلسه تعیین بودجه سال آینده بود. قرار شد کمیته ای که پیش از این در جلسات هیئت مدیره برای تعیین بودجه تصویب کرده بودیم ، این هفته جلسات خود را برگزار و تمام نظرات استان ها، واحدهای مربوطه را اخذ کند. کمیته مربوطه باید اوضاع اقتصادی و هزینه‌های سال گذشته را در تخصیص بودجه سال آینده لحاظ کند تا در نهایت بودجه سر موعد برای تصویب به سازمان ارائه شود.

بلا تکلیفی دفاتر اسناد رسمی در تعطیلات موضوع دیگری بود که در این جلسه بررسی شد. برخی تعطیلات به شکل رسمی و در تقویم ثبت شده است که در این زمینه مشکلی وجود ندارد. اما در رابطه با تعطیلاتی که به شکل مقطعی به دلیل آلودگی هوا و مدیریت انرژی اعلام می شود، قرار شد واحد حقوقی، مستندات کاملی را در زمینه تعطیلی دفاتر در مواقع اضطراری برای ارائه به سازمان و مراجع مربوطه تهیه کند. این وضعیت باید یک بار برای همیشه تعیین تکلیف شود.

در این جلسه همچنین راجع به نقص نقل و انتقالات سوابق بیمه‌ای همکاران موضوعاتی مطرح شد. واحدهای حقوقی و مالی در حال پیگیری موضوع هستند تا نحوه و شکلِ انجام مشخص شود. تاکنون به نتیجه مشخصی در این راستا نرسیده ایم. باید یک راهکار مشخصی پیدا شود تا بتوانیم منافع کانون و همه افراد مشمول این قانون را تامین کنیم.

موضوع آراء و نظرات قضایی دادگاه ها در خصوص تجمیع سوابق هم در این جلسه بحث و بررسی شد و همکاران نظرات خود را اعلام کردند. مقرر شد واحد حقوقی مجدد بررسی هایی را انجام داده و گزارش کاملی را در جلسه آتی هیئت مدیره ارائه کند و در نهایت با تبادل نظر، تصمیم نهایی اتخاذ شود.

در این جلسه همچنین از روابط عمومی به دلیل انعکاس اخبار برگزاری همایش های استانی و از استان ها بابت ارسال اخبار و گزارشات تصویری تقدیر و تشکر شد. مقرر شد تا روابط عمومی، بولتنی کامل از تمام اخبار همایش در مرکز و استان ها تهیه و به هیئت مدیره ارائه کند.

ثبت 6 دی ماه در تقویم رسمی کشور به عنوان روز دفاتر اسناد رسمی اتفاق مبارکی بود که در این همایش ها بازخوردهای مثبت و قابل توجهی داشت. به همین منظور از تلاش های روابط عمومی و همه همکاران دست اندر کار در پیگیری و مکاتبات، تشکر و قدردانی شد.

در این جلسه همچنین مقرر شد با توجه به استقبال همکاران از تهیه و پخش تیزر ویژه دفاتر اسناد رسمی در همایش، مکاتباتی جهت پخش آن در یکی از شبکه های ملی صدا و سیما انجام شود.

درخصوص پردیس خدمات ثبتی و دفاتر فنی و مهندسی هم در این جلسه بحث شد. بیشتر دفاتر اسناد رسمی مشمول این موضوع هستند به غیر از دفاتری که سابقه خوبی نداشته یا مشکل خاص و تخلفات انتظامی دارند. برخی دفاتری که در گذشته نخواستند در این خدمات شرکت داشته باشند هم می توانند در آینده از طریق فراخوان شرکت کنند. آیین نامه این موضوع از سوی قوه قضاییه در حال تهیه و تدوین است. پس از نهایی شدن این آیین نامه اقدامات فراخوان انجام خواهد شد.

تجهیز کامل ساختمان کانون سمنان و مهمانسرای این استان که راه اندازی و بهره برداری شده است هم در این جلسه بررسی و مقرر شد تا نواقص آن برطرف شود.

باتوجه به برگزاری مراسم روز زن با حضور نمایندگان زنان همه استانها در کانون سردفتران و دفتریاران، مقرر شد سایر استان‌هایی که مراسم بزرگداشت برگزار کردند، تامین هزینه‌ از طرف کانون انجام شود. ضمن اینکه تاکید شد برنامه منسجمی جهت برگزاری مراسم روز زن در سال آینده تدارک دیده شود تا مراسمی واحد در همه استانها برگزار شود.

پیرو نامه کانون استان سمنان مقرر شد یک دستگاه خودرو به این استان اختصاص یابد ضمن اینکه پایان کار ساختمان آن نیز پیگیری تا در اولین فرصت اخذ شود.

انتقال قطعی سند اقامتگاه بومگردی یزد به کانون سردفتران و دفتریاران انجام شد. همچنین اعضای هیات مدیره با پیشنهاد فروشنده درخصوص ادامه روند پرداخت هزینه‌ها موافقت کردند.

مقرر شد گردهمایی نمایندگان بیمه و درمان کانون استان‌ها عصر روز پنج شنبه 20 دی ماه و جمعه 21 دی ماه در کانون سردفتران و دفتریاران تهران برگزار شود. تاکید شد در این جلسه برنامه‌های کامل واحد درمان مورد بحث و بررسی قرار گیرد ضمن اینکه کلیه مسئولین واحدهای درمانی استانها از روند الکترونیکی شدن امور مربوط به درمان مطلع شوند تا با اطلاعات کامل در استانها مستقر و خدمات رسانی کنند.

پیشنهاد جامعه بازنشستگان در راستای ارائه مشاوره به همکاران سردفتر و دفتریار شاغل در راستای بیمه مسئولیت مدنی، مورد موافقت هیات مدیره قرار گرفت.

نامه کانون استان کرمانشاه درخصوص اخذ پروانه ساختمانی مورد بررسی قرار گرفت و درنهایت با اخذ پروانه ساخت ساختمان جدید کانون کرمانشاه و پرداخت مبالغ مربوط به شهرداری جهت اخذ مجوز ساخت موافقت بعمل آمد.

نامه مسئول امور استانها و ساختمانها درخصوص قبوض عوارض نوسازی، مشاغل و پسماند مورد موافقت هیات مدیره قرار گرفت ضمن اینکه تاکید شد جهت بهینه سازی مصرف انرژی در ساختمان‌های کانون، گزارشی توسط واحد امور ساختمانها به هیات مدیره ارائه شود.

در ادامه جلسه مشکلات درمانی چندتن از همکاران درخصوص افزایش سقف هزینه‌های درمانی‌‌شان، مطرح شد و درنهایت به دلیل وجود شرایط خاص‌ بیماران، اعضای هیات مدیره با پرداخت برخی از هزینه‌های آن موافقت کردند.

درخصوص هزینه‌های پست مقرر شد مبالغ به حساب کانون سردفتران و دفتریاران واریز شود و وجوه مطالبات سردفتران به صورت ماهانه به هر دفترخانه واریز گردد. مشکلاتی که برای همکاران درخصوص پست ایجاد شده بود نیز مورد بررسی قرار گرفت و مقرر شد مشکلات ارسال مراسلات پستی به سرعت برطرف شود.

در این جلسه مقرر شد هزینه تبلیغات استان‌ها درخصوص فرهنگسازی قانون الزام به ثبت رسمی معاملات اموال غیرمنقول توسط کانون پرداخت شود.