به گزارش پایگاه اطلاع رسانی کانون سردفتران و دفتریاران، علی جهان پناه، رئیس کانون سردفتران و دفتریاران استان کهگیلویه و بویراحمد در یادداشتی نوشت: تصویب قانون ثبت اسناد و املاک با گذشت نزدیک به یک قرن تجربه های تلخ و شیرینی از خود بر جای گذارده است. سردفتر اسناد رسمی مامور عمومی است که یاری رسان سیستم قضایی است و با ثبت اسناد رسمی به مردم اطمینان خاطر می دهد که در خصوص معاملات ثبت شده در دفاتر اسناد رسمی حاکمیت از سند تنظیمی حمایت می کند و حاکمیت با اعتبار بخشی به سند رسمی علاوه بر اطمینان خاطر مردم حجم بار وارد شده به دستگاه قضایی را کم می کند از طرفی رشد سریع فن آوریهای نوین به ویژه در سالیان اخیر لزوم بکارگیری ابزارهای جدید در ثبت وقایع و اعمال حقوقی و تثبیت مالکیت افراد ضرورت اصلاح و بروز شدن قوانین و مقررات اجتناب ناپذیر مینماید.

در سیستم قضایی در حال حاضر جلسات رسیدگی به سمت الکترونیکی شدن پیش می روند و در حال حاضر نیز در رسیدگی به پرونده های زندانیان از طریق رسیدگی دیجیتالی در حال پیاده شدن هست در حالی که سند از دیدگاه سنتی برگه ایست دارای شکل مادی و ملموس و مکتوب که به امضای اطراف سند رسیده است و در مقام اثبات دعوا یا دفاع قابل استناد باشد. مواد ۱۲۸۷ و ۱۲۹۲ قانون مدنی و همچنین ماده ی ۷۱ قانون ثبت به تعریف سند و اعتبار آن پرداخته است در چنین فضائی قانون تجارت الکترونیک به تاریخ هفدهم دی ماه سال ۱۳۸۲ بتصویب رسید لیکن با تردید و احتیاط در کنار زدن روشهای قبلی، با حفظ سنت در صدور سند مالکیت، آنجا که در ماده ی ۶ بیان داشته است ” هرگاه وجود یک نوشته از نظر قانون لازم باشد ( داده پیام ) در حکم نوشته است مگر در موارد زیر : الف) اسناد مالکیت غیر منقول … که با این اوصاف اسناد مالکیت غیر منقول را از دایره الکترونیکی بودن خارج نموده است در حالی که نیاز به الکترونیکی شدن سند مالکیت و سند تنظیمی در دفاتر اسناد رسمی احساس می شود در این خصوص در بحث تنظیم اسناد رسمی و ثبت آنها می‌توان راهکار هایی را ارائه کرد.

در بحث تنظیم اسناد ابتدا بحث ارائه اسناد و رسیدگی به اصالت آنها و استعلام آنها از مراجع مورد نیاز هست.در خصوص ارائه اسناد می توان به فرصت اسکن اسناد و مدارک و ارسال انها بر روی سامانه دفتر اسناد رسمی اشاره کرد که هر دفترخانه دارای لینک اختصاصی باشد که هر شخص متقاضی می بایست بتواند به این لینک دسترسی داشته باشد و بتواند اسناد و مدارک مورد نیاز را اسکن نموده و یا حتی اطلاعات مورد نیاز را در لینک دفتر خانه بارگزاری نماید سردفتر نیز پس از دریافت اسناد و مدارک مورد نیاز و اطلاعات لازم اقدام به اعتبار سنجی اسناد نموده و استعلامات لازم را به صورت الکترونیک از مراجع مورد نیاز اخذ نماید و در این فرایند سردفتر امکان کپی و یا استفاده از اسناد و مدارک و اطلاعات شخص متقاضی داشته باشد و پس از اخذ جواب استعلامات و اعتبار سنجی اسناد متقاضی اقدام به تنظیم سند مورد نیاز متقاضی به صورت حقوقی و تخصصی نماید و سپس سند تنظیم را برای آن شخص ارسال نماید و آن شخص پس از مطالعه و بررسی سند تنظیمی امکان ویرایش و حتی تغییرات مورد نیاز را داشته باشد و در این زمان شخص سردفتر به عنوان مشاور و راهنما به آن شخص مشاوره داده در خصوص مسائل و موضوعات سند تنظیمی آن شخص را راهنمایی کند بعد از مرحله تنظیم سند می توان به مراجعه حضوری طرفین سند و اخذ امضا و انگشت فیزیکی و الکترونیک برای اعتبار بخشی به سند تنظیمی نگاه کرد و از طرفی می توان به تغییر این فرآیند نیز فکر کرد مثلا شخص متقاضی در خانه یا محل کار و محل اقامت خود پد امضای الکترونیک و نیز اثر انگشت داشته باشد و پس از تائید موقت سند توسط سردفتر اقدام به زدن امضا الکترونیک از طریق پد امضای الکترونیک و زدن انگشت الکترونیک نماید و پس از اخذ امضا و اثر انگشت اطراف سند توسط سردفتر شخص سردفتر امکان احراز هویت و تطبیق امضا و انگشت شخص را با سامانه های مرجع مانند سامانه ثبت احوال و یا سوابق ثبتی را داشته باشد و پس از اعتبار سنجی امضا و انگشت و تائید آنها توسط سردفتر اقدام به تائید نهایی سند مربوطه نماید که پس از تائید سردفتر امکان دسترسی شخص متقاضی به سند نهایی وجود داشته باشد و در زمانی که شخص تنظیم کننده سند به ارائه سند نیاز داشته باشد صرفا با دادن آدرس دفتر خانه به مرجع مورد نیاز آن اداره یا سازمان امکان دسترسی به سند تنظیمی را داشته باشد و در این بین از هدر رفت وقت و کاغذ و بایگانی و غیره جلوگیری می شود.