به گزارش پایگاه اطلاع رسانی کانون سردفتران و دفتریاران، نخستین جلسه کمیسیون روابط عمومی کانون سردفتران و دفتریاران (اتاق فکر) با حضور علی خندانی رئیس کانون برگزار شد.

در ابتدای این جلسه علیرضا تیمورپناه مدیر روابط عمومی کانون با ارائه گزارش عملکردی از اقدامات انجام شده در ۲ سال گذشته و اقدامات در دست اجرا گفت: امروز تمامی کانون های استان ها دارای سایت اطلاع رسانی مجزا هستند که آدرس هر سایت متناسب با همان کانون استان است.

وی افزود: در ادوار گذشته موضوع مستند سازی و آرشیو دیجیتالی فیلم ها ساز و کار درستی نداشت که توانستیم تمامی آرشیو قدیمی در روابط عمومی را به فیلم دیجیتالی تبدیل کنیم.

تیمورپناه اظهار کرد: برگزاری جشنواره خاطره نویسی و قرآنی و تولید موشن گرافی و اینفوگرافی از تجربیات روابط عمومی بود که امیدواریم با هدایت و همفکری این کمیسیون ادامه یابد.

مدیر روابط عمومی کانون از تامین دو نیروی خبرنگار حرفه ای در واحد روابط عمومی خبر داد و گفت: میزان سواد و تحصیلات روابط عمومی کانون افزایش یافته اما همچنان به دلیل انبوهی از کارها با تراکم کار روبرو هستیم. یعنی اگر این تعداد نیرو ۱۰ برابر هم شود به اندازه همان کار داریم. با این حال این کمیسیون می تواند با تزریق فکر و ایده روابط عمومی را در این مسیر کمک کند.

تیمورپناه با بیان اینکه در سالهای اخیر بسیاری از نامه ها و درخواست های روابط عمومی اجرایی نشده و تجهیزات مستهلک شده بود گفت: الحمدلله با کمک جناب خندانی و اعضای هیات مدیره موفق شدیم بخشی از روابط عمومی را در بخش تجهیزات نوسازی کنیم.

پس از اظهارات تیمورپناه و بیان بخشی از گزارش عملکرد روابط عمومی سید هادی کسایی زاده کارشناس روابط عمومی و مشاور رسانه ای کانون گفت: بسیار از تشکیل چنین کمیسیون خرسند هستم و خوش آمد می گویم. همانطور که تمام عزیزان مطلع هستند روابط عمومی بعنوان نوک پیکان، شخصیت و کت و شلوار سازمان (کانون) هنوز جایگاه و ساختار و تشکیلاتش برای کانون و شورایعالی تعریف نشده است. وقتی روابط عمومی ساختار و تشکیلات ندارد نمی توان در مورد برنامه ها و سیاست ها بحث و تبادل نظر کرد. برای همین ابتدا باید جایگاه روابط عمومی و ساختار آن تدوین و تصویب شود.

وی افزود: کار روابط عمومی صرفا اخبار و سایت خبری و نصب آگهی و بنرهای مناسبتی نیست بلکه روابط عمومی بر اساس ساختار و تعریف جامع ۳۲ وظیفه سازمانی دارد که یکی از وظایف آن اطلاع رسانی است برای همین اصراردارم ابتدا ساختار تعیین شود و اگر به دنبال ساختار نیستیم بهتر است نام واحد را واحدخبری کانون بگذاریم.

کسایی زاده اظهار کرد: امروز روابط عمومی کانون نیازمند تقویت و ارتباط با سایر روابط عمومی ها، حضور در نمایشگاه ها داخلی و خارجی جهت ارائه خدمات دفاتر اسناد رسمی، حضور در بخش های خبری رسانه ملی (صدا و سیما)، تولیدمحتوای چندرسانه ای در قالب فیلم-سریال- فیلم کوتاه، موشن گرافی و غیره … و برنامه های اشتراکی با سازمان ها و نهادهای مرتبط در اهداف است. برای تحقق و تقویت این اهداف ابتدا ساختار باید تشکیل شود و در مرحله بعد برنامه های روابط عمومی به صورت سالانه تدوین و تصویب و اجرا شود. در این برنامه سالانه تمامی سیاست های کانون لحاظ خواهد شد.

با ورود فن آوری اطلاعات به جرگه خدمات ثبتی کانون؛ روابط عمومی باید حرفه ای تر و فن آورانه وارد میدان کارزار شود. چراکه اگر روابط عمومی در این حوزه ضعیف وارد شود ارائه خدمات به نام و حتی به کام افراد و بعضا بخش های خصوصی فرصت طلب مصادره خواهد شد.

مشاور رسانه ای کانون گفت: طرحی که من ۲ سال قبل ارائه کردم این بود که روابط عمومی در هر استان یک رابط خبری داشته باشد و این رابط ها موظف به ارتباط با نمایندگان مجلس، خبرنگاران، کانون، ائمه جماعات، دادستان، رئیس دادگستری و دولت باشند. این ارتباط با گفتگو، عکس، فیلم و گزارش و حضور در نشست های خبری محقق خواهد شد. این ابزار موجب شناخت بیشتر و دیده شدن موفقیت ها و چالش های دفاتر اسناد رسمی خواهد شد. متاسفانه این طرح عقیم ماند و نیازمند تقویت و احیا می باشد.

کسایی زاده برخی از چالش های روابط عمومی را در این جلسه بیان کرد و در ادامه گفت: یکی دیگر از چالش ها عدم تعامل و همکاری دفاتر اسناد رسمی با روابط عمومی کانون است. تصور بر این است که روابط عمومی یک ساختار سیاسی یا جناحی مرتبط با رئیس یا اعضای هیات مدیره است. این نگاه باید تغییر کند و روابط عمومی به محلی برای تبادل دیدگاه ها تبدیل شود. امروز شاهد هستیم که اینستاگرام کانون از ۱۰ هزار فالور به ۱۴ هزار نفر در مدت ۲ سال افزایش داشته که نشان از تغییرات است. ما حتی کامنت ها را نبستیم و هر فردی هر نظری داشت نوشت و گاها توهین هایی هم شد اما آزادی بیان لازمه توسعه ارتباطات است. با این حال توقع داریم کمیسیون یا کمیته و اتاق فکر روابط عمومی این ارتباط را تقویت کنند. نباید روابط عمومی کانون برای چند یادداشت حقوقی و مصاحبه خواهش و تمنا کند و ما باید مملو از دیدگاه باشیم و عزیزان سردفتر و دفتریار در نوبت گفتگو با روابط عمومی باشند.

وی گفت: روابط عمومی کانون برای رسیدن به اهداف و برنامه ها و سیاست های تشکیلاتی خود نیازمند خوراک حقوقی، فقهی و صنفی و ایده است. این خوراک خام باید در روابط عمومی دریافت و پردازش شود و سپس بعنوان خروجی در رسانه و فضای مجازی و همچنین روی میزمسئولان سیاستگذار قراربگیرد. تیم اتاق خبر امروز تیم حرفه ای در حوزه روابط عمومی و رسانه است اما در کنار ما باید حقوقدانان قرارداشته باشند تا این پالایشگاه بتواند محصول خوبی تولید کند.

کسایی زاده افزود: روابط عمومی مقتدر و تشکیلاتی می تواند راه را برای سیاست های سازمانی کانون باز کند. از ارتباط با مجلس و دولت تا ارتباط با شورایعالی قضایی کشور و این از وظایف روابط عمومی است. نقطه ضعف دیگر روابط عمومی کانون تعطیلی بخش امور بین الملل است. این موضوع باید در ساختار تعریف شود چراکه ما نیازمند ارتباط با اتحادیه جهانی و سایر کشورهای عضو برای پیوستن هستیم و اگر این محقق شود کار ما تازه آغاز می شود و باید بخش بین الملل ما فعال باشد.

روابط عمومی کانون مرکز باید آنقدرقدرتمند و دارای ساختار باشد تا روابط عمومی کانون ها را هم تحت تاثیرخود قرارداده و در یک نظام واحد و هماهنگ حرکت کنند. حتی پیشنهاد من این است که روابط عمومی کانون ها از هیات مدیره ها منفک و دارای ساختار مجزایی باشند. ما از اتاق فکر روابط عمومی کانون ایده و خلاقیت و فکر در تولیدمحتوای حقوقی می خواهیم تا بتوانیم در قالب های رسانه ای قراردهیم. همچنین می خواهیم که پشتیبان و حامی باشند.

پس از اظهارات کسایی زاده، خدیجه رضائیان، سردفتر اسناد رسمی و رئیس کمیسیون امور بانوان کانون سردفتران و دفتریاران در این جلسه گفت: به اعتقاد من کانون سردفتران و دفتریاران باید در جوامع حقوقی حضور بیشتر و پررنگ‌تری داشته باشد. در برنامه ای که آقای کسایی زاده و تیمورپناه تدوین کردند موضوع تاریخ شفافی بسیار حائز اهمیت است. در دانشگاه علامه طباطبایی ۶ ماه است که شروع به مکتوب کردن تاریخ شفاهی کردیم که می‌توانیم در این زمینه به کانون هم کمک کنیم.به نظر بنده کانون سردفتران و دفتریاران باید یک خبرگزاری داشته باشد تا بتوانیم از طریق رسانه قدرت چانه زنی با نهادها را بالا ببریم.

رضا حسینی جبلی، سردفتر ۳۰ دماوند افزود: خوشحالم که در این جلسه افراد با سلایق مختلف کنار یکدیگر جمع شدند تا باعث پیشرفت عملکرد روابط عمومی شوند. من معتقدم ما باید بتوانیم به درآمدزایی برسیم تا مجبور نشویم باج دهیم.

خشایار حضرتی دفتریار ۲۸ شهریار با بیان اینکه روابط عمومی شمشیر دولبه است، گفت: اگر عملکرد روبط عمومی خوب نباشد، ضرر آن بیشتر از نفع آن است. به اعتقاد من ایجاد اتحاد میان همکاران در سراسر کشور بسیار در پیشبرد اهداف ما موثر خواهد بود ضمن اینکه ارتباط با استان‌ها نیز باید تقویت شود. کار روابط عمومی رصد و هشدار دادن پیش از وقوع اتفاق است، امیدوارم تیم روابط عمومی عملکرد کارآمدی داشته باشد.

شاهرخ صالحی، سردفتر ۱۹ ملارد در ادامه تصریح کرد: به نظر من کار مهم روابط عمومی رصد و ارائه اطلاعات به مدیران است و انتظار می‌رود تمام اطلاعات مربوط به صنف سردفتری، به موقع اطلاع رسانی شود. در کانون سردفتران و دفتریاران نیاز به یک مرکز CRN (مدیریت ارتباط با مشتری) داریم که امیدوارم اقدامات لازم جهت تجهیز آن انجام شود.

سید مهدی پرهیزکار، سردفتر مشهد و عضو کمیته پارلمانی کانون با بیان اینکه در طراحی و ساختار روابط عمومی باید چند محور مورد توجه قرار گیرد، گفت: یکی از موارد مهمی که باید مدنظر قرار دهیم بعد علمی است یعنی ما باید تعریف درست و علمی از روابط عمومی و عملکرد آن داشته باشیم. مورد بعدی بُعد آماری است یعنی علاوه بر سواد و دانش، باید جامعه آماری درستی داشته باشیم. محور سوم، استفاده از ابزارها و روش‌های رسیدن به موفقیت است. نکته دیگر این است که برنامه‌های پیش بینی شده نباید به گونه‌ای باشد که با رفتن یک نفر کار روی زمین بماند.

در ادامه جلسه حسن روحانی نیا، سردفتر ۱۳۲۰ تهران گفت: برنامه بسیار خوبی در واحد روابط عمومی برای سال ۱۴۰۲ پیش بینی شده که سابقا وجود نداشته است. ما باید با مردم ارتباط مستقیم برقرار کنیم تا با کار ما آشنا شوند و بدانند اقدامات ما چه تاثیری بر زندگی آنها خواهد داشت. درخصوص خدمات قضائی این کار را انجام دادیم و خوشبختانه تجربه موفقی حاصل شد. به نظر من ما باید با خانواده شهدا، جانبازان، دانشجویان حقوق، وکلا و.. ارتباط خوبی برقرار کنیم تا مبلغین ما شوند. این روزها تلویزیون دیگر طرفداری ندارد اما اگر بتوانیم در رادیو فعال باشیم و با طرح مسائل روز صنف سردفتری، از دغدغه‌های خود، قوه قضائیه و حاکمیت بکاهیم حتما مسمر ثمر خواهد بود.

سید مجتبی سیدکباری سردفتر ۷۷۴ تهران، در ادامه افزود: متاسفانه ما ساختار نداریم بنابراین در وهله اول باید به سمت ایجاد ساختار و سپس اتحادسازی در صنف برویم. استفاده از سایت‌ها و کانال‌های خبری موجود در صنف را هم نباید فراموش کرد.

ایمان حیدری، سردفتر ۳۳ اندیشه بیان کرد: متاسفانه ما مقابل مردم قرار گرفتیم قبلا نگاه امن‌تری به ما داشتند و روابط عمومی باید این دیوار را بردارد و نگاه دفاعی مردم را به نگاه حمایتی تغییر دهیم.

سعید حیدری پاک، سردفتر ۱۴۲۵ تهران در ادامه گفت: تقویت پایگاه مردمی سردفتران و دفتریاران باید مورد تاکید قرار گیرد. به نظرم باید بودجه‌ای را درنظر بگیریم تا درباره ۶ دی تیزر بسازیم، مردم ببینند و با پلتفرم‌ها آشنا شوند.

کامیار شیبت زاده، مدیر مجله کانون سردفتران و دفتریاران عنوان کرد: متاسفانه با رفتن افراد، همه چیز از صفر شروع می‌شود که امیدوارم با تدوین سند تحول کانون شرایط بهتر شود و کارها روی زمین نماند. ما باید تمرکز خود را روی پلتفرم‌ها بگذاریم.

مهدی عاشقی میلانی، سردفتر ۴۰ بهارستان افزود: باید ارتباط با استان‌ها بیشتر شود چرا که ارتباط با رابطان رسانه‌ای در استان‌ها راحت‌تر است. به نظر من قبل از اینکه به تهران برسد باید از ظرفیت‌ها در خود استان‌ها استفاده کنیم.

در انتها سمیرا رفیعی، دفتریار دفتر اسناد رسمی ۱۶ تهران ضمن تشکر از برگزاری این جلسه، خواستار ارتباط بیشتر واحدهای کانون با روابط عمومی شد.

پس از اظهارات اعضای کمیسیون روابط عمومی علی خندانی رئیس کانون سردفتران و دفتریاران، اظهار کرد: ایجاد یک ساختار منظم خوب است اما به اعتقاد من برای انجام بعضی کارها داشتن انگیزه، تخصص و تلاش مهم‌تر است و طبیعتا روابط عمومی هم از آن فعالیت‌هایی است که باید با علاقه مندی همراه باشد تا نتیجه دهد.

وی افزود: فعالیت روابط عمومی نباید فقط محدود به برگزاری جلسات، سمینارها و پوشش برنامه‌ها باشد بلکه تحلیل محتوا باید مدنظر قرار گیرد تا خبرهای تحلیلی درحوزه صنف سردفتری در اختیار سردفتران و دفتریاران قرار گیرد.

خندانی گفت: روابط عمومی باید با سایر واحدها و همچنین کانون‌های استان‌ها درارتباط باشد تا همه درکنار هم بتوانیم محتوای مورد نیاز حوزه سردفتری را تولید کنیم. انتقاد خوب است اما تخریب خیر؛ بنابراین همه باید با هم ارتباط مفید و سازنده داشته باشند.
هم اکنون در پیچ تاریخی قرار داریم و اگر نتوانیم خود را با فناوری روز همراه کنیم، عقب خواهیم ماند بنابراین انتظار می‌رود روابط عمومی هم وارد موضوع پلتفرم‌ها شده و در این زمینه منفعل عمل نکند.

به گزارش روابط عمومی کانون سردفتران و دفتریاران به دلیل برخی دیدگاه ها و اظهارنظرها که در مورد مباحث داخلی کانون و جامعه دفاتر اسناد رسمی بود فقط عناوین بیان شده از سوی اعضای کمیسیون منتشر شد و تمامی پیشنهادات و انتقادات ثبت و در دستور کار قرارگرفت.