پایگاه اطلاع رسانی کانون سردفتران و دفتریاران| یادداشت| «سمیرا رفیعی نژاد» عضو هیات مدیره | دفاتر اسناد رسمی یکی از نهادهای حقوقی تحت نظارت قوه قضائیه می باشند که نقش حاکمیتی به آنها داده شده و به نوعی رابط بین حاکمیت و مردم بوده و روابط میان مردم را به شکلی منظم و حقوقی ثبت و ضبط می نمایند.

نهادی خصوصی، که دارای استقلال مالی است و از دیرباز بعنوان مکانی امن و مطمئن جهت مراجعات مردم برای ثبت و ضبط رسمی اموال و اسنادشان به شمار می رود. این دفاتر نقش مهمی در تامین و تضمین امنیت حقوقی و اقتصادی جامعه دارند، به نحوی که با تنظیم و ثبت اسناد معتبر قانونی، به تامین بهداشت حقوقی جامعه کمک می کنند و سهم مهمی در ثبات نظم جامعه، ازطریق تثبیت مالکیت برعهده دارند. از ابتدای تاسیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، دفاتر اسناد رسمی سهم قابل توجهی از ارائه خدمات ثبتی و تنظیم اسناد را برعهده داشته اند و به دلیل جلوگیری از وقوع نزاع های بی مورد و کاهش مراجعات مردم به محام دادگستری، درواقع می توان به نوعی نقش سلبی نیز برای این دفاتر قائل شد. تردیدی وجود ندارد که با به ثبت رسیدن املاک و اسناد مردم و تثبیت مالکیت، ازوقوع بسیاری از منازعات بومی وقومی در جامعه و نیز معاملات معارض جلوگیری شده و یا به این اختلافات پایان داده می شود و این مهم، به سهم خود یکی از عوامل پدید آمدن امنیت قضائی در جامعه به شمار می رود.

اطمینان مردم به اسناد رسمی و همچنین تثبیت مالکیت آنها نسبت به اموال و دارائی هایشان، خود به خود می‌تواند به نوعی در رونق کسب و کار در جامعه نیز تاثیرگذار باشد. تنظیم و ثبت اعمال حقوقی و قراردادهای بین اشخاص نیز با رعایت قوانین و مقررات عمومی و در یکی ازقالب های حقوقی، علاوه بر تولید سند در دفاتر، می تواند به تامین امنیت و تضمین اجرای قراردادها و ایجاد توسعه و تحول نظم حقوقی کشور منجر شده و از بروز اختلافات و پرونده های بی شمار مطروحه در محاکم نیز جلوگیری نماید. کمک به دستگاه قضائی درتامین بهداشت حقوقی جامعه، تثبیت مالکیت شهروندان بر اموال و دارائی های خود و وصول برخی درآمدهای دولت از دیگر کارکردهای این نهاد است. به بیان ساده تر، این دفاتر ظرفیت بالقوه ای برای دستگاه قضائی کشور محسوب می شوند. ضمن اینکه می توانند با دارا بودن نگاهی پیشگیرانه، بیش از پیش در تحقق تئوری توسعه قضائی نقش خود را ایفا نمایند.

سردفتر هم، بعنوان فردی امین و مورد اعتماد مردم که شان و منزلت وی قابل مقایسه با قاضی دادگاه می باشد، با دانش حقوقی و اشرافی که بر قوانین و مقررات دارد، بعنوان شخص ثالث بی طرف در راس این نهاد، با تنظیم و نگارش دقیق اسناد و ارائه خدمات مشاوره ای نقش بسیار حساسی در جلوگیری از وقوع نزاع های بی مورد و کاهش شمار پرونده ها در مراجع قضائی دارد. هرچند که متاسفانه درحال حاضر در کشور ما نقش سردفتران بیشتر محدود به مواردی نظیر تنظیم و ثبت اسناد رسمی مربوط به معاملات بوده و از سایر ظرفیت های نامحدود آنان در زمینه امور حسبی و داوری بین اشخاص حقیقی و حقوقی و امور مربوط به ثبت شرکتها و تهیه و تنظیم اساسنامه آن ها و امور تجاری و خانوادگی و سایر موارد حقوقی، استفاده شایسته ای صورت نگرفته است. با این تفاسیر و به پاس یک قرن حضور و ارائه خدمات مهم به جامعه، بیراه نخواهد بود اگر که روزی را در تقویم این کشور، به نام روز دفاتر اسناد رسمی نامگذاری کنند.