به گزارش پایگاه اطلاع رسانی کانون سردفتران و دفتریاران، سید هادی کسایی زاده مشاور رسانه ای کانون سردفتران و دفتریاران به نمایندگی از علیرضا تیمورپناه مدیرروابط عمومی کانون در پانزدهمین مجمع عمومی شورایعالی و جوامع سردفتری که در شهر مشهد برگزار شد گفت: دلیل عدم حضور آقای تیمورپناه مسئولیت ایشان در جامعه سردفتران و دفتریاران غرب استان تهران است که صلاح دانستند در جریان انتخابات شورایعالی حضور نداشته باشند تا شائبه ای رخ ندهد چراکه وظیفه روابط عمومی حرکت سالم برنامه ها و سیاست های کانون است.

کسایی زاده در ادامه گفت: روابط عمومی نشان دهنده شخصیت و لباس و تفکر و زبان یک سازمان است که بر اساس آنچه که اساتید فن به آن اشاره دارند بیش از ۳۲ وظیفه دارد. و طبیعتا با داشتن روابط عمومی حرفه ای یک سازمان می تواند به برنامه ها و اهدافی که دارد نزدیک تر شود. متاسفانه کانون سردفتران و دفتریاران در ده های اخیر با ضعف ساختاری و نیروی انسانی متخصص در عرصه روابط عمومی همراه بوده است اما تلاش برای تبیین این جایگاه مهم تا حدودی نتیجه داده اما هنوز موفقیت آمیز نیست.

در یک سال گذشته که بعنوان مشاور رسانه ای و کارشناس روابط عمومی مشغول به خدمت شدم توانستیم فقط با یک نیروی کار بخشی از اقدامات اولیه را انجام دهیم. اولین قدم بستر اطلاع رسانی کانون ها بود که در مدت ۶۰ روز توانستیم ۳۰ سایت خبری و اطلاع رسانی برای کانون هر استان را طراحی کنیم که مدیریت هر سایت می تواند برعهده هیات مدیره کانون هر استان باشد. البته کانون ها به دلیل همین ضعف ساختاری از این بستر استفاده نکردند.
گام دوم تجهیز روابط عمومی کانون به حداقل های امکانات بود که در سال جاری با تلاش آقای تیمورپناه مدیرمحترم روابط عمومی کانون و لطف اعضای محترم هیات مدیره توانستیم این تجهیزات را به روز رسانی و خریداری کنیم. و همچنین به تازگی مجوز فعالیت دو نیروی خبرنگار در روابط عمومی را گرفتیم که به دلیل دستمزد پایین هنوز به طور کامل میسر نشده است.

در سال گذشته روابط عمومی کانون سردفتران و دفتریاران با انتشار یک هزار خبر تولیدی در قالب مصاحبه و گزارش در مورد اقدامات کانون ها و خدمات دفاتر اسناد رسمی در سایت خبری و برگزاری ۴ نشست خبری در تهران و ۱۰ نشست خبری در استان ها و همچنین ۱۵ سفر استانی که اینجانب به کانون ها داشتم، و برگزاری ۳ جشنواره فرهنگی و چاپ سه شماره ویژه نامه توانستیم با مدیریت جدید روابط عمومی کانون (علیرضاتیمورپناه) نقاط ضعف و قوت در بخشی از روابط عمومی را احصا کنیم که بخش های مهم آن بدین شرح است:

اول) روابط عمومی کانون ها و جوامع سردفتری هیچ ساختار و نظام جامع اطلاع رسانی ندارند و همین فقر موجب پراکندگی اقدامات روابط عمومی ها شده که از سروران و نخبگان جامعه بزرگ دفاتر اسناد رسمی در پانزدهمین مجمع عمومی شورایعالی کانون ها و جوامع سردفتری به ویژه اعضای جدید هیات مدیره شورا می خواهم که هیات مدیره کانون مرکز را در تحقق این امر یاری دهند. شاید گزافه نباشد که یکی از مهمترین دلایل ناکامی در دعوای حقوقی ثبت اسناد نقل و انتقال خودرو با پلیس و یا موضوع قانون تسهیل صدور مجوزهای کسب و کار و غیره همین ضعف ساختاری روابط عمومی بود. همینجا که خوشبختانه معاونان سازمان ثبت اسناد و املاک کشور هم حضور دارند بعنوان روزنامه نگار و کارشناس رسانه باید عرض کنم همین ضعف ساختاری در روابط عمومی سازمان که باید الگو و ناظر بر روابط عمومی کانون هم باشد هم وجود دارد.

دوم)بعنوان کارشناس روابط عمومی، افکار سنجی و رفتاراجتماعی اعتقاد دارم که هر دفتر اسناد رسمی در ایران می تواند یک رسانه باشد. متاسفانه دفاتر اسناد رسمی در سراسر کشور خالی از ابزار اطلاع رسانی اعم از مانیتور یا تلویزیون های نصب شده بر روی دیوار، روزنامه دیواری، تابلوهای اینفوگرافی و غیره هستند. لذا لازم و ضروری است تا از ظرفیت دفاتر برای اطلاع رسانی گسترده و شبکه ای به جامعه از خدمات دفاتر بهره بهتری برد. همچنین لازم است تا آموزش های لازم برای ارتقا سواد رسانه و ارتباط با رسانه ها از سوی تک تک سردفتران و دفتریاران انجام شود تا بتوانیم صدای خود را به جامعه و مسئولان برسانیم.

سوم) طرح آزمایشی استفاده از رابط های خبری در هر استان موفقیت آمیز بود لذا لازم است کانون هر استان با یک یا ۲ خبرنگار سالم و حرفه ای همکاری پاره وقت به صورت خرید خبر داشته باشد تا اخبار دفاتر و کانون استان به صورت حرفه ای تولید و منتشر شود. طبیعتا فعالیت رابطان خبری به معنی ارتباط کانون با نمایندگان مجلس استان، امام جمعه، دادستان، رئیس دادگستری، قضات، استاندار و سایر افراد تاثیرگذار خواهد بود و رابطان خبری می توانند نقش این پل ارتباطی را با محوریت تولید محتوای خبری ایفا کنند.

چهارم) با تشکر از اعضای محترم هیات مدیره کانون کردستان باید بگویم که اجرای طرح برگزاری دوره آموزش خبرنگاری در استان کردستان موفقیت آمیز بود و خبرنگاران این استان توانستند با حضور در این دوره رایگان هم آموزش ببینند و هم از نزدیک از زبان استاد دوره نقش دفاتر اسناد رسمی جایگاه کانون همراه با بیان دغدغه های این جامعه بزرگ را درک کنند. لذا اجرای این طرح در تمامی استان ها می تواند ارتباط موثری میان کانون ها با رسانه را ایفا کند.

پنجم) در سال جاری طی جلساتی که به همراه آقای تیمورپناه مدیرمحترم روابط عمومی کانون با مدیران رادیو داشتیم با رای اعضای محترم هیات مدیره کانون توانستیم قراردادی با رادیو سراسری داشته باشیم تا به زودی برنامه رادیویی تحت عنوان محضرخانه یا اسامی مشابه به صورت هفتگی تولید و پخش شود تا از این طریق مردم از اخبار دفاتر و کانون به ویژه خدمات دفاتر اسناد رسمی مطلع شوند.

ششم) طی برنامه ای که از سوی روابط عمومی کانون به هیات مدیره تقدیم شده که هنوز فرصت دفاع و تصویب آن نرسیده پس از تائید نهایی به زودی استودیو خبر و تلویزیون اینترنتی هم بعنوان یک ابزار دیگر به کمک اطلاع رسانی ها خواهد آمد.

هفتم) همچنین پیشنهاد اینجانب بعنوان کارشناس روابط عمومی کانون سردفتران و دفتریاران این است که باید کانون ها و جوامع سردفتری دارای یک خبرگزاری و هفته نامه سراسری باشند به طوری که از دو رسانه مکتوب و سایبری حمایت کنند. بدیهی است که در اختیار داشتن دو رسانه قدرتمند می تواند بخشی از ضعف های اطلاع رسانی را ترمیم کند. در رخدادهای تلخ سالهای اخیر شاهد بایکوت رسانه ای وسیع روابط عمومی کانون بودیم و حتی گاها مجبور شدیم برای انتشار اخبار دفاع جامعه دفاتر اسناد رسمی در برابر هجمه ها اخبار را در قالب رپورتاژ منتشر کنیم که نشان دهنده رانت و فساد در برخی از رسانه هاست که به جای انتسار حقایق فقط یک طرفه اطلاع رسانی می کنند.

در انتهای عرایضم نه بعنوان مشاور رسانه ای کانون بلکه بعنوان یک روزنامه نگار باید بگویم که ضعف روابط عمومی به دلیل ضعف کانون ها در سراسر کشور بوده است. اگر تفکر داشتن یک روابط عمومی قدرتمند برای سکانداری جامعه بزرگ دفاتر اسناد رسمی در بحران ها می بود امروز وضع روابط عمومی این نبود.

متاسفانه نگاه ها همیشه به روابط عمومی نصب بنر و پوستر و عکاس باشی بوده در حالی که این خدمات ارتباط با مدیریت روابط عمومی نوین ندارد و می شود این اقدامات را برون سپاری کرد. روابط عمومی قدرتمند می تواند دفاتر اسناد رسمی را با سازمان ها، نهادها، سازمان های مردم نهاد، قوای سه گانه پیوند دهد چون وظیفه اصلی روابط عمومی ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی است. خواهش دارم اولین جلسه شورایعالی تدوین نظام جامع روابط عمومی کانون ها در کشور باشد. تا دیگر شاهد ارسال سلیقه ای اخبار و تصاویر نباشیم. تا روی تلفن همراه کانون ها تلفن تماس خبرنگاران و رسانه هم باشد. تا مراسم ۶ دی سلیقه ای در هر استان برگزار نشود. تا نشست های خبری پراکنده نباشد. تا مردم خدمات دفاتر را در بستر رسانه دریافت کنند. تا تریبون نمازهای جمعه، مساجد، رسانه ملی و غیره به صورت واحد در اختیار تمامی کانون ها قراربگیرد. تا هر گروهبانی به خودش اجازه ندهد در مورد مسائل حقوقی ورود کند.

از اینجا از تلاش های آقای خندانی رئیس محترم و اعضای محترم هیات مدیره کانون و همچنین تلاش های حمایتی آقای تیمورپناه ریاست محترم روابط عمومی کانون کمال تشکر و قدردانی را دارم و می گویم که روابط عمومی یک تیم است که تمام توان خود را برای تحقق اهدافش به کار گرفته است.