به گزارش پایگاه اطلاع رسانی کانون سردفتران و دفتریاران، “صفدر کشاورز” در پانزدهمین مجمع عمومی شورای عالی کانون ها و جوامع سردفتری که در مشهد برگزار شد، در ابتدا به مرور برنامه های حوزه معاونت اسناد در بحث دفاتر اسناد رسمی پرداخت.

وی با اشاره به انتخابات هیئت مدیره کانون تهران در مرداده ماه ۱۴۰۱، اظهار کرد: با توجه به حساسیت هایی که وجود داشت، توانستیم با همکاری معاونت فناوری سازمان ثبت، انتخاباتی با کمترین حاشیه و به شکل الکترونیک انجام دهیم.اگر چه نگاه بر این بود که انتخابات به شکل صد در صدی الکترونیکی (مکانیزه) برگزار شود اما با توجه به محدودیت ها و نقص اطلاعاتی بخشی از احراز هویت به شکل سنتی و روند برگزاری انتخابات، اخد آرا، شمارش آن و نتیجه به شکل الکترونیکی انجام گرفت.

معاون سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با بیان اینکه در سال گذشته آزمون سردفتری اسناد رسمی با کمترین حاشیه برگزار شد، افزود: همانطور که می دانید در دوره های قبل بویژه سال ۹۷ حواشی زیادی درباره طرح سوال، تصحیح آن، اعلام نتایج و بررسی های بعد از آزمون وجود داشت که در سال گذشته با درایت ریاست سازمان، روسای کانون ها و همکاری سازمان سنجش در ۲۵ آذرماه با کمترین حاشیه برگزار شد. به گونه ای که ۴۸ ساعت بعد از اعلام نتایج آقای بابایی سوال کردند عجیب است که هیچگونه تحصن و اعتراضی وجود نداشت که پاسخ دادم به این دلیل که ما در طراحی و تصحیح سوالات دخالتی نداشتیم و امتحانات به شکل سالم برگزار شد.

کشاورز در ادامه به دو برنامه اصلاح تعرفه دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق اشاره کرد و گفت: همت بالایی برای اصلاح این تعرفه ها در سازمان و قوه قضائیه وجود داشت و خدا را شاکریم که پیش از پایان سال این موضوع هم به سرانجام رسید.

وی همچنین درباره بازنگری تعرفه ها هر ۴ سال یکبار گفت: ما می خواستیم همزمان با اصلاح تعرفه ها این موضوع را هم به تصویب برسانیم، اما در لحظه آخر حذف شد، در عوض در بحث اصلاح آئین نامه ها که هم اکنون در مرحله امضا و ابلاغ از سوی رئیس دستگاه قضا است، مورد پذیرش واقع شد.

کشاورز به کار بزرگ اسکن دفاتر دست نویس در سراسر کشور اشاره کرد و افزود: با پیگیری و همت بالای هیئت مدیره کانون مرکز و استان ها، نزدیک به ۹۰۰ هزار جلد دفتر دفاتر دست نویس اسکن شد. این اسکن اتمام مرحله نیست و در اینجا کمک معاونت فناوری سازمان ثبت را برای ذخیره داده و استفاده دفاتر اسناد رسمی از آن (داده آمایی) می طلبد. به این شکل که اگر سردفتری به این داده ها نیاز پیدا کرد بدون مراجعه به دفتر، براساس جلد دفتر، شماره آن، نام عامل و متعامل، موضوع انتقال، براحتی جستجو کند. البته تعدادی از دفاتر باقی مانده اند که با پیگیری آقای خندانی آن تعداد باقی مانده هم پای کار بیایند و کار به اتمام برسد.

معاون سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بیان کرد: موضوع اختبار نزدیک به هزار نفر از همکاران سران دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق در حوزه معاونت اسناد انجام گرفت. گفتن این مطالب برای این است که بی حاشیه بودن کار را نشان دهم، اختبار این جمعیت هزار نفری بدون ادعای حتی یک نفر نشان دهنده سلامت این اختبار است، مستحضر هستید که در سنوات گذشته اختبارها به چه شکل بود.

وی همچنین از تکمیل، جذب و پذیرش باقی مانده تعدادی از متقاضیان سردفتری سال ۹۷ و متقاضیان ماده ۶۹ در سال ۱۴۰۱ خبر داد و گفت: برای سال ۱۴۰۲ دیگر متقاضی سردفتری باقی نمانده مگر در مواردی که دوره قبل تجدید دوره خورده و باید در سال جدید مجدد بررسی شود.

کشاورز با اعلام اینکه در سال گذشته، ۱۷ میلیون و ۵۰۰ هزار سند تنظیمی ( انواع اسناد) در دفاتر اسناد رسمی تنظیم شد، افزود: در همین سال، ۵۲۷ هزار و ۸۲۹ واقعه ازدواج و ۲۰۵ هزار و ۲۰۳ مورد هم طلاق توسط سران دفاتر ثبت ازدواج و طلاق ثبت شده است.

معاون سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اظهار کرد: از دیگر اقدامات سال ۱۴۰۱ که ارتباط مستقیمی با سران دفاتر اسناد رسمی داشت، بحث تصدیق الکترونیکی دو مرحله ای بود که با وجود موانع بسیار، با همت دکتر هاشمی بعد از اجرای پایلوت و رفع محدودیت ها و نواقص در استان های دیگر با کمترین مشکل اجرایی شد مگر مواردی که از دست سازمان ثبت خارج بود از جمله آن می توان به موضوع پیامک ها اشاره کرد.

وی همچنین به موضوع اصلاح و بازنگری موادی از آیین نامه که سال گذشته با کمک هیات مدیره انجام گرفت، اشاره و بیان کرد: برای این منظور چند جلسه در حوزه ریاست قوه قضائیه برگزار و نهایی شد. هم اکنون هم برای توشیح، امضا و ابلاغ خدمت رییس دستگاه قضا ارسال شده است. انشالله طی چند روز آینده این اتفاق بیفتد.

کشاورز در ادامه به اهداف امور اسناد (مرتبط با دفاتر اسناد رسمی )در سال ۱۴۰۲ اشاره کرد و توضیح داد: اولین برنامه، اجرای تفاهم نامه فی ما بین کانون و سازمان ثبت با دو رویکرد بازطراحی، ارتقاء سامانه ثبت الکترونیک اسناد با همان شرکتی که برنامه این سامانه را نوشته است. ( این سامانه در سال ۹۲-۹۳ اجرا شد) و تاکنون بازطراحی نداشتیم، برای به روزرسانی و طراحی مجدد سامانه، در دفاتر و ادارات تقاضای بسیاری وجود داشت، اما بواسطه اینکه پیمانکاری برای این امر وجود نداشت با کمک معاونت فناوری برخی درخواست ها و اصلاحیات مرتفع شد اما مابقی درخواست ها با انعقاد قرارداد که با همان شرکت طراح اولیه انجام شده اصلاح و طراحی مجدد خواهد شد.

وی ادامه داد: موضوع دوم تفاهم نامه فی مابین کانون و سازمان ثبت، ایجاد زیرساخت های لازم برای برون سپاری و اصطلاحا پلتفرم بود که به طور مفصل از سوی معاون امور فناوری سازمان (ستار هاشمی) ارائه شد.

بحث ایجاد زیرساخت لازم برای تنظیم اسناد الکترونیکی زندانیان موضوع دیگری بود که کشاورز به آن پرداخت و گفت: با توجه به ارتباطی که اکنون وجود دارد با اعزام سردفتر به محل زندان به همراه نماینده دادستان در همان محل دفترخانه با ایجاد زیرساخت و احراز هویتی که از سوی مامور زندان در زندان انجام میگیرد این موضوع هم انجام خواهد شد.

وی همچنین از اسکن و داده آمایی پرونده های پرسنلی سران دفاتر در سال ۱۴۰۲ خبر داد و گفت: اگر این اطلاعات اسکن و داده آمایی شود، دیگر به پرونده ها احتیاجی نخواهد بود و بایگانی راکد خواهند شد. با اینکار اطلاعات بین سه مجموعه کانون، سازمان ثبت، ادارات کل به صورت سامانه ای چرخش می کند و تشکیل پرونده فیزیکی در دفاتر نخواهیم داشت. با کمک معاونت فناوری سازمان، از این پس هر دفترخانه و سردفتری که برای گرفتن ابلاغ می آید مستندات به شکل اسکن شده در سامانه وجود دارد و دیگر چیزی به نام کاغذ برای سردفتر جمع آوری نخواهد شد.

کشاورز همچنین از دستورکار قراردادن اسکن دفاتر ازدواج و طلاق در سال جدید خبر داد و اظهار کرد: البته اینکار قابل مقایسه با دفاتر اسناد رسمی نیست اما بایستی انجام بگیرد.

وی افزود: ایجاد زیرساخت بازرسی الکترونیک و دسترسی به بازرسان از دیگر اهداف ما در سال ۱۴۰۲ است، اینگونه که بازرسان (در دورترین نقطه حتی )در اتاق خودشان نشسته اند و با سامانه ثبت الکترونیک اسناد تنظیمی را بررسی و کنترل میکنند، اگر موردی وجود داشته باشد و بخواهند برای آن اصل سند را رویت کنند به دفاتر اسناد رسمی مراجعه می کنند. آن ها حتی برای تنظیم صورتجلسه بازرسی از طریق سامانه اقدام خواهند کرد. این اقدام در صورت اجرا پایه ای خواهد بود برای اجرای مراحل بعدی برای مثال اگر به مرحله کیفرخواست و دادگاه بدوی، انتظامی یا تجدید نظر رسید، همان پیوست استفاده خواهد شد.

وی افزود: یکی دیگر از برنامه های امسال، برگزاری آزمون دفتریاری است، بعد از اینکه دفاتر بدون دفتریار شناسایی و اعلام نیاز شدند اسامی جمع بندی و طبق تاریخ تعیینی آزمون برگزار میشود. این آزمون هم با کمک سازمان سنجش برگزار میشود و در کل نگاه بر این است که ما طراحی و برگزاری آزمون نداشته باشیم تا حاشیه به وجود نیاید.

کشاورز همچنین از دستورکار قرار گرفتن بررسی اساسنامه کانون سردفتران ازدواج خبر داد و گفت این بررسی در مرحله نهایی است.

معاون سازمان ثبت اسناد و املاک کشور همچنین بررسی موضوع برون سپاری ثبت شرکت ها و امور اجرا را از دو هدف مهم سال جاری عنوان و اظهار کرد: همیشه اعتقادم بر این بوده و باز هم عرض میکنم آیا ثبت شرکت از تنظیم اسناد مهم تر است؟ که نیست. نقل و انتقال املاک را سال هاست دفاتر اسناد رسمی انجام می دهند و ما براساس آن نقل و انتقال، داریم فقط مالکیت ها را در پرتال املاک تغییر می دهیم که آن هم به صورت برخط شده است.

وی ادامه داد: ثبت شرکت هم باید از این موضوع استفاده کند، یعنی به عبارتی تغییر نام، ثبت تاسیس و تغییرات باید در دفاتر اسناد رسمی انجام شود و فقط همکاران ما نظارت می کنند. برای مثال در نقل و انتقال املاک اگر ایرادی وجود داشته باشد به سازمان منعکس می کنند و همکاران ما بایستی بحث نظارت را انجام دهند و باقی موارد از سوی دفاتر اسناد رسمی انجام شود.

کشاورز گفت: در اجرا، بحث تشکیل پرونده الکترونیک در دفاتر آغاز شده اما ادامه فرآیند هم بایستی در دفاتر باشد، در موضوع ابلاغ هم فرقی نمی کند، این ابلاغ را اگر ما هم انجام دهیم از طریق ثنا است که همین را هم دفاتر می توانند انجام دهند.

معاون امور اسناد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور افزود: در بحث انتخاب کارشناس هم که بایستی از سامانه ثنا یا ۱۵۱۵ انتخاب کنیم که سردفتر هم به نمایندگی ما می تواند همین را انتخاب کند دریافت و ابلاغ نظریه کارشناسی رو ما انجام می دهیم همین را هم دفترخانه می تواند انجام دهد. بسیاری از موارد را دفترخانه ها انجام می دهند، یکی یا دو مورد باقی می ماند که باید برای آن هم فکری کرد، بحث اعتراض ها است که اگر به عملیات اجرا اعتراض شد چون رئیس باید نظر دهد به حوزه اجرا ارسال میشود و بحث مزایده ها است که فعلا تا زمانی که الکترونیکی نشده به شکل فیزیکی انجام میشود.